Fattura elettronica del condominio: importare l'XML e registrarla

Ricopiare a mano le fatture dei fornitori è lento e rischioso: un imponibile sbagliato o una ritenuta dimenticata finiscono nelle rate e nell’F24. Questa guida spiega come importare la fattura elettronica XML del condominio in EasyCondo e trasformarla in una spesa ripartita, con la ritenuta del 4% già calcolata.

Cosa dice la norma

Dal 2019 le fatture tra soggetti residenti in Italia si emettono, salvo limitate eccezioni, in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (D.Lgs. 127/2015); dal 2024 l’obbligo riguarda anche i fornitori in regime forfettario. Anche il condominio, che di solito non ha partita IVA, le riceve, identificato dal proprio codice fiscale: arrivano all’indirizzo telematico registrato (codice destinatario o PEC) oppure restano a disposizione nell’area riservata Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. La copia di cortesia in PDF che molti fornitori inviano non è la fattura e non si importa.

Il condominio è sostituto d’imposta: sui corrispettivi per appalti di opere e servizi resi da imprese trattiene la ritenuta d’acconto del 4%, calcolata sull’imponibile al netto dell’IVA (art. 25-ter DPR 600/1973); sui compensi dei professionisti trattiene di norma quella del 20% (art. 25). Di regola la ritenuta non si applica alle semplici cessioni di beni e ai fornitori in regime forfettario o dei minimi, che lo indicano in fattura.

Le ritenute si versano con F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento e si certificano ai fornitori con la Certificazione Unica (vedi come certificare le ritenute con la CU). L’IVA il condominio la paga in fattura come un privato: split payment e inversione contabile, di norma, non lo riguardano. L’amministratore annota spese e versamenti nel registro di contabilità (art. 1130, n. 7, c.c.).

Come si fa, passo passo

1. Scarica il file della fattura. Prendi il file .xml o .p7m dall’area Fatture e corrispettivi, dalla PEC o dal tuo intermediario. Deve contenere una sola fattura.

2. Apri l’import. Vai in Contabilità → Rate e spese e clicca Importa fattura XML: si apre la finestra «Importa Fattura Elettronica».

3. Scegli il condominio. Nel campo Condominio indica quello a cui è intestata la fattura. EasyCondo non lo deduce dal file e non controlla il codice fiscale del destinatario: verificalo tu.

   (apri l'immagine ingrandita)

4. Carica il file e controlla il fornitore. Trascina il file o clicca per selezionarlo. In «Dati Estratti» EasyCondo cerca il fornitore per partita IVA e poi per codice fiscale. Se lo trova, scrive «Già presente»; se è nuovo, apre la scheda da completare (azienda o persona fisica, ragione sociale, partita IVA, contatti, indirizzo).

5. Verifica la ritenuta. Se la fattura riporta una ritenuta, compare «Suggerito dalla fattura» con aliquota e importo. Per un fornitore nuovo la casella Soggetto a ritenuta d’acconto è già spuntata; se è un’azienda compare anche Soggetto IRES, già spuntata quando la ragione sociale indica una Srl, una Spa, una cooperativa o un consorzio, perché la ritenuta del 4% vada sul codice tributo 1020 invece del 1019. Per un fornitore esistente, EasyCondo avvisa nelle note se la ritenuta in fattura non coincide con la sua scheda o se il fornitore non risulta soggetto a ritenuta.

   (apri l'immagine ingrandita)

6. Controlla importi e avvisi. Sotto trovi numero e data della fattura, imponibile, IVA, Totale Fattura e la ritenuta. Nelle note EasyCondo segnala un fornitore da creare, una fattura con più aliquote IVA (diventa una spesa per aliquota), un file con più documenti o una fattura già importata.

7. Scegli se emettere subito le rate. In Opzioni Avanzate attiva Emetti subito le rate ai condomini e, se serve, il Capitolo di Spesa (facoltativo). Poi scegli il metodo:

   • Diviso, in parti uguali;
   • Millesimi, con la tabella millesimale (senza una scelta vale quella del capitolo o la tabella generale: vedi come inserire e collegare le tabelle millesimali);
   • Multi-Tab, per dividere su più tabelle in percentuale.

   Come si sceglie il criterio giusto è spiegato nella guida sul riparto della fattura tra i condòmini.

   Non usare Uguale per unità: addebita a ogni unità l’intero importo della fattura. Se la fattura è già saldata, attiva Fattura già pagata e inserisci la Data Pagamento.

   (apri l'immagine ingrandita)

8. Importa la spesa. Clicca Importa Spesa. Se le unità hanno crediti disponibili, EasyCondo chiede «Applicare i crediti disponibili?»: con Crea e applica i crediti riducono le nuove rate, con Crea senza crediti restano da usare. Se la fattura risulta già importata, scegli Non importare oppure, solo se è davvero un’altra fattura, Importa comunque.

9. Apri la spesa creata. La trovi in Rate e spese, scheda Uscite / Spese, con il titolo «Fattura n. … - fornitore». Il riquadro mostra ritenuta e Netto da pagare; le schede Rate Generate e Ripartizione mostrano le quote per unità. La scadenza è quella indicata in fattura o, se manca, la data della fattura.

   (apri l'immagine ingrandita)

Dove trovare la fattura elettronica XML del condominio

• Area Fatture e corrispettivi. Le fatture del condominio si consultano e si scaricano nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate intestata al condominio, a cui l’amministratore accede per il condominio o tramite un intermediario delegato alla consultazione. Da lì scarichi il file originale, .xml o .p7m.
• Indirizzo telematico. Nella stessa area puoi registrare per ogni condominio un codice destinatario o una PEC: da quel momento le fatture arrivano lì, senza doverle cercare una per una.
• Fornitore. Se ti manda solo il PDF di cortesia, chiedigli anche il file XML: è quello che EasyCondo legge.

Cosa EasyCondo fa, e cosa no

• Assegna l’esercizio dalla data della fattura e registra la spesa come ordinaria, con la causale della fattura come descrizione. Se l’esercizio di quella data è già chiuso, l’import si ferma: una fattura di dicembre arrivata dopo la chiusura va registrata a mano con Nuova spesa nell’esercizio in corso.
• Ricalcola la ritenuta come imponibile per aliquota. La ritenuta entra tra quelle da versare con F24 quando la spesa risulta pagata e il fornitore è soggetto a ritenuta: per i codici tributo e le scadenze vedi Fiscale → Ritenute d’acconto, la guida su come versare la ritenuta del 4% con F24 e le scadenze fiscali del condominio.
• Le rate ai condòmini sono sul totale della fattura, ritenuta compresa: il condominio paga il netto al fornitore e la ritenuta all’Erario.
• Completa il fornitore esistente con email, telefono e indirizzo presi dalla fattura, solo nei campi vuoti.
• Non è collegato allo SdI: niente ricezione automatica, niente codice destinatario, niente conservazione sostitutiva. Il file XML non viene allegato alla spesa: con Modifica puoi allegare il PDF della fattura.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 arriva la fattura n. 2026/0212 del 05/10/2026 di Elettrica Brambilla Srl per la manutenzione dell’illuminazione: imponibile 850,00 €, IVA al 22% di 187,00 €, totale 1.037,00 €, ritenuta del 4% di 34,00 €.

• Fornitore. Non è in anagrafica: EasyCondo lo crea dai dati della fattura, già segnato come soggetto a ritenuta del 4% e, essendo una Srl, come «Soggetto IRES».
• Ripartizione. Con «Emetti subito le rate ai condomini», capitolo ORD-004 Illuminazione e millesimi della Tabella A, i 1.037,00 € diventano 9 rate in scadenza il 04/11/2026: 155,55 € all’interno 7 (150 millesimi), 108,88 € all’interno 8 (105 millesimi), 25,92 € al box B1 (25 millesimi).
• Pagamento. Quando paghi il fornitore, apri la spesa, clicca Modifica, attiva Pagata al fornitore e indica la Data Pagamento al Fornitore: il bonifico è di 1.003,00 €, l’importo che esce dal fondo cassa del condominio.
• Ritenuta. I 34,00 € compaiono tra le ritenute da versare con F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento, con il codice tributo 1020 perché il fornitore è una Srl (1019 se fosse soggetto IRPEF; 1040 per la ritenuta del 20% dei professionisti).
• Rinvio sotto i 500 €. Per le ritenute del 4% la legge consente al condominio di rinviare il versamento finché il totale non raggiunge 500 €, ma comunque entro il 30 giugno e il 20 dicembre (art. 25-ter, comma 2-bis, DPR 600/1973, introdotto dalla L. 205/2017): verifica come lo gestisce il tuo studio.