Ritenuta 4% del condominio: quando si applica e come versarla con F24

La ritenuta del 4% in condominio è uno degli adempimenti più frequenti dell’amministratore: il condominio, come sostituto d’imposta, la applica a quasi ogni pagamento all’impresa di pulizie o alla ditta degli ascensori. Il calcolo è semplice. L’errore più comune riguarda la data: conta il giorno in cui il condominio paga, non quello della fattura. Questa guida spiega quando si applica, come si versa con l’F24 e come seguire le scadenze in EasyCondo.

Cosa dice la norma

Il condominio è sostituto d’imposta (art. 23 DPR 600/1973). Quando paga corrispettivi per appalti di opere o servizi resi da un’impresa, ne trattiene il 4% a titolo di acconto delle imposte dovute dal fornitore (art. 25-ter DPR 600/1973). La ritenuta si calcola sul corrispettivo al netto dell’IVA e si opera al momento del pagamento: è il principio di cassa. Al fornitore si paga il netto; il 4% trattenuto si versa all’Erario con un modello F24 intestato al codice fiscale del condominio.

I codici tributo sono due (Ris. Agenzia delle Entrate 19/E/2007): 1019 se il fornitore è soggetto IRPEF (ditte individuali, Snc, Sas) e 1020 se è soggetto IRES (Srl, Spa, cooperative, consorzi, enti).

Il versamento scade, di regola, il 16 del mese successivo al pagamento. Se il 16 cade di sabato, di domenica o in un giorno festivo, la scadenza slitta al primo giorno lavorativo successivo (art. 18 D.Lgs. 241/1997 e art. 7, c. 2, lett. l), DL 70/2011). Le scadenze dal 1° al 20 agosto si spostano al 20 agosto (art. 37, c. 11-bis, DL 223/2006). Il condominio può anche rinviare il versamento finché le ritenute operate non raggiungono 500 €, ma deve comunque versarle entro il 30 giugno e il 20 dicembre di ogni anno (art. 25-ter, c. 2-bis, DPR 600/1973). EasyCondo calcola sempre la scadenza mensile: è corretta per tutti, perché chi si avvale della soglia può comunque versare prima.

La ritenuta è dovuta anche se la fattura non la riporta. Non tutti i pagamenti sono soggetti: restano esclusi, tra gli altri, i fornitori in regime forfettario (art. 1, c. 67, L. 190/2014) o dei minimi, le utenze (energia, gas, acqua) e gli acquisti di beni, anche con posa in opera accessoria (Circ. Agenzia delle Entrate 7/E/2007). Ai compensi dei professionisti, come il geometra o l’avvocato, si applica invece la ritenuta del 20% (art. 25 DPR 600/1973, codice 1040). Per i lavori pagati con il bonifico «parlante» dei bonus edilizi la ritenuta è operata dalla banca (art. 25 DL 78/2010) e il condominio non applica il 4% (Circ. Agenzia delle Entrate 40/E/2010).

Come si fa, passo passo

1. Imposta il fornitore soggetto a ritenuta. Vai in Anagrafica → Fornitori e clicca Nuovo Fornitore, oppure Modifica su un fornitore esistente. Attiva l’interruttore «Ritenuta d’Acconto» e scegli in «Aliquota Ritenuta (%)» la voce «4% - Ritenuta su appalti e servizi». Se il fornitore è una Srl, una Spa, una cooperativa o un ente, spunta «Soggetto IRES»: la ritenuta andrà sul codice 1020 invece che sul 1019. Salva con Crea Fornitore o Salva Modifiche.

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2. Registra la spesa con l’imponibile. In Contabilità → Rate e spese clicca Nuova spesa e scegli il fornitore: compare l’avviso «Fornitore soggetto a ritenuta d’acconto». Il campo «Imponibile (€)» diventa obbligatorio, perché è la base della ritenuta. EasyCondo lo propone dividendo il totale per (1 + IVA): correggilo se la fattura ha bollo, spese anticipate o una cassa previdenziale. Il riquadro «Riepilogo con Ritenuta» mostra la ritenuta e il netto da pagare. Scegli il riparto (guida al riparto delle spese) e salva con Continua.

3. Paga il fornitore e segna la spesa come pagata. Dal conto del condominio paga al fornitore il netto, cioè il totale meno la ritenuta. Poi apri la spesa, clicca Modifica, attiva «Pagata al fornitore» e inserisci la «Data Pagamento al Fornitore»: è la data del bonifico e decide il mese dell’F24. In alternativa clicca l’etichetta «Da Pagare» nella lista delle spese: la finestra «Segnare la spesa come pagata?» chiede la «Data del pagamento al fornitore». Se la fattura è già pagata quando la registri, puoi attivare «Pagata al fornitore» direttamente in Nuova spesa. In quel momento EasyCondo crea la ritenuta da versare; una spesa non ancora pagata non genera ritenute.

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4. Controlla le ritenute del mese. Apri Fiscale → Ritenute d’acconto e scegli il condominio. Il riquadro «In Scadenza» elenca le ritenute dei prossimi 30 giorni, «Ritenute Scadute» quelle non versate in tempo. Il «Riepilogo Mensile» mostra, mese per mese, quanto è da versare e quanto è già versato. Più in basso l’elenco riporta, per ogni ritenuta, fornitore e spesa, aliquota, imponibile, importo, scadenza, codice tributo e stato: è il punto giusto per controllare che le Srl abbiano il 1020.

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5. Prepara il prospetto F24. Vai in Fiscale → Scadenzario F24 e clicca Genera F24. Nella finestra «Genera Modello F24» scegli il mese in cui hai pagato le fatture e conferma con Genera F24. EasyCondo raccoglie le ritenute ancora da versare di quel mese, le somma per codice tributo e crea il PDF. Apri il prospetto con Vedi sulla card del mese e scaricalo con PDF. Se dopo la generazione cambiano le ritenute del mese, ad esempio una spesa segnata come pagata più tardi, il PDF viene rifatto con gli importi aggiornati.

   

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6. Versa l’F24 dal conto del condominio. Riporta i dati del prospetto nel modello F24 dell’home banking del condominio, dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate o del tuo intermediario. Nella sezione Erario servono il codice tributo, il mese nel campo «rateazione/regione/prov./mese rif.» (per esempio 09), l’anno di riferimento e l’importo; il contribuente è il condominio, con il suo codice fiscale. Il prospetto di EasyCondo è un promemoria: non è il modello ufficiale e non si trasmette da solo.

7. Registra il versamento. Torna in Fiscale → Scadenzario F24 e clicca Versa sulla card del mese. Nella finestra «Registrare il versamento?» indica la «Data del versamento» (EasyCondo propone oggi) e clicca Registra: tutte le ritenute incluse risultano versate a quella data. I riquadri «Totale Anno», «Versato» e «Da Versare» si aggiornano. Se hai registrato un versamento per errore, Storna riporta il mese da versare. Per una ritenuta isolata puoi usare Registra Versamento nella pagina Ritenute d’acconto, che chiede anch’essa la data.

   

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Ritenuta d’acconto del condominio in EasyCondo: cosa fa e cosa no

• Fa: calcola la ritenuta sull’imponibile e il netto da pagare, sceglie il codice tributo dalla scheda del fornitore, attribuisce alla ritenuta la data del pagamento e la raggruppa nell’F24 del mese, con la scadenza del 16 o del giorno lavorativo successivo. Prepara il prospetto PDF e tiene lo scadenzario dell’anno. I dati delle ritenute confluiscono poi nel riepilogo per la Certificazione Unica del condominio, che si consegna ai fornitori entro il 16 marzo, e nel rendiconto condominiale.
• Non fa: non invia l’F24 all’Agenzia delle Entrate e non lo trasmette alla banca, non verifica che il pagamento sia andato a buon fine, non calcola il ravvedimento, non gestisce le compensazioni con crediti d’imposta, non applica la soglia dei 500 € e non produce il modello 770.

Con una fattura elettronica puoi registrare la spesa da Importa fattura XML in Rate e spese. Per controllare prima imponibile e dati della ritenuta puoi aprire la fattura con il visualizzatore di fatture elettroniche XML. Per verificare il codice fiscale o la partita IVA del fornitore, che serviranno nella CU, c’è la verifica di codici fiscali e IBAN.

Ritenuta 4% e principio di cassa: in quale F24 va

EasyCondo segue la regola fiscale: la ritenuta nasce quando la spesa risulta pagata al fornitore e va nel mese della data di pagamento. Alcuni casi concreti:

• Fattura di settembre pagata il 5 ottobre. La ritenuta entra nell’F24 di ottobre e scade il 16 novembre. Nell’F24 di settembre non compare.
• Fattura ricevuta ma non ancora pagata. Non c’è nessuna ritenuta da versare. Compare quando attivi «Pagata al fornitore».
• Data di pagamento corretta in seguito. Se cambi la data, la ritenuta si sposta nell’F24 del mese giusto, finché quel mese non è stato versato.
• Pagamento annullato. Se disattivi «Pagata al fornitore», la ritenuta non ancora versata sparisce e l’F24 del mese si ricalcola.
• Ritenuta già versata o inclusa in un F24 confermato. Imponibile, IVA, fornitore, aliquota, stato e data di pagamento di quella spesa non si possono più modificare. Se il versamento era stato registrato per errore in EasyCondo, prima va stornato.
• Versamento sbagliato. Se hai versato meno del dovuto, integri con un altro F24 e il ravvedimento. Se hai versato di più, l’eccedenza si scomputa dai versamenti successivi. Se hai sbagliato solo il codice tributo, chiedi all’Agenzia la correzione del modello.
• Spesa pagata dopo aver versato l’F24 del mese. La nuova ritenuta compare in «In Scadenza» e, dopo il 16, tra le «Ritenute Scadute»; nella card del mese dello Scadenzario F24 compare «F24 integrativo da fare» e la somma entra nel «Da Versare». Con Genera F24 sullo stesso mese EasyCondo prepara un «F24 integrativo n. 2», senza toccare quello già versato. Il versamento è tardivo: valuta il ravvedimento operoso.

Ritardi e ravvedimento operoso

Una ritenuta non versata alla scadenza è un omesso versamento, punito con una sanzione amministrativa (art. 13 D.Lgs. 471/1997). Con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997) la sanzione si riduce, tanto più quanto prima si rimedia. Nell’F24 la ritenuta si versa maggiorata degli interessi al tasso legale per i giorni di ritardo, sullo stesso rigo del codice 1019 o 1020; la sanzione ridotta va su un rigo a parte, con un proprio codice tributo.

Dal 3 luglio 2023 il vecchio codice sanzione 8906 non si usa più (Ris. Agenzia delle Entrate 18/E/2023). Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 la sanzione base è del 25% (D.Lgs. 87/2024), poi ridotta dal ravvedimento. Fai calcolare importi e codici al commercialista o con i servizi dell’Agenzia.

EasyCondo segnala come scadute, in rosso, le ritenute e gli F24 non versati in tempo, ma non calcola sanzioni e interessi e non prepara l’F24 del ravvedimento.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12, a Milano, a settembre 2026 l’amministratrice paga due fatture di imprese soggette a ritenuta:

• La fattura delle pulizie. Il totale è 414,68 € (339,90 € più IVA al 22%). La ritenuta è 13,60 €, pari al 4% di 339,90 €. Al fornitore si bonificano 401,08 €.
• La scadenza. I due pagamenti sono di settembre: le ritenute scadono il 16/10/2026, che è un venerdì. L’F24 di settembre vale 39,14 €.
• Il codice tributo. Le due imprese sono Snc, società di persone soggette all’IRPEF: la casella «Soggetto IRES» resta vuota e il prospetto riporta il 1019. Se una delle due fosse una Srl, spuntando la casella nella sua scheda le ritenute non ancora versate passerebbero al 1020 e il prospetto verrebbe rifatto con il codice corretto; per i mesi già versati si chiede all’Agenzia la correzione degli F24 pagati.
• Il versamento. Dopo il pagamento dall’home banking, con Versa e la data del bonifico settembre risulta versato. Lo scadenzario 2026 passa da 399,88 € versati e 39,14 € da versare a 439,02 € versati su 439,02 €.