Riparto spese condominiali: come si fa, dalla fattura alla rata

Una fattura arriva, va pagata dal conto del condominio e poi va divisa tra i condòmini: è il riparto delle spese condominiali. Questa guida mostra come farlo senza fogli di calcolo, dalla scelta della tabella millesimale fino alle rate e al piano di riparto in PDF. Se ti serve solo un conto veloce senza registrarti, usa il calcolo delle spese condominiali in millesimi.

Cosa dice la norma

Il criterio di riparto generale è quello dell’art. 1123 c.c.: le spese per le parti comuni e per i servizi di interesse comune si dividono in proporzione al valore della proprietà di ciascuno, salvo diversa convenzione. Se una cosa serve i condòmini in misura diversa, si ripartisce in proporzione all’uso che ciascuno può farne; se serve solo una parte dell’edificio (una scala, un cortile), la spesa è a carico di chi ne trae utilità. Il valore di ogni unità è espresso in millesimi nelle tabelle allegate al regolamento (art. 68 disp. att. c.c.).

Alcune spese hanno un criterio proprio. Le spese di manutenzione e sostituzione di scale e ascensori si ripartiscono tra i proprietari delle unità a cui servono, metà in base ai millesimi e metà in proporzione all’altezza di ciascun piano dal suolo (art. 1124 c.c.). Le spese di esercizio, come l’energia elettrica, seguono di solito il regolamento o l’art. 1123. Per un conto veloce c’è il calcolo della ripartizione delle spese dell’ascensore; esempi svolti nella guida con i casi pratici di riparto di scale e ascensore.

Per i lastrici solari di uso esclusivo chi ne ha l’uso paga un terzo delle riparazioni o ricostruzioni e i restanti due terzi sono a carico di tutti i condòmini dell’edificio, o della parte a cui il lastrico serve, in proporzione al valore della loro unità (art. 1126 c.c.).

L’assemblea approva il preventivo con la sua ripartizione e il rendiconto (art. 1135 c.c.). Lo stato di ripartizione approvato è il documento con cui l’amministratore, senza autorizzazione dell’assemblea, può chiedere contro chi non paga un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo (art. 63 disp. att. c.c.): per questo ogni quota deve essere ricostruibile, spesa per spesa. La procedura è nella guida sul recupero crediti verso i condòmini morosi.

Come si fa, passo passo

1. Controlla le tabelle millesimali. Vai in Anagrafica → Tabelle millesimali e scegli il condominio. Ogni tabella ha il pulsante Valori, dove inserisci i millesimi delle unità e li salvi con «Salva Valori»: la somma deve fare 1000. Se la somma è diversa, l’app avvisa e non salva finché il totale non torna.

   La stella indica la tabella predefinita (casella «Tabella predefinita per le spese senza tabella (solo se di proprietà generale)»): se è di tipo «Proprietà Generale (Tab. A)», EasyCondo la usa per i «millesimi generali».

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2. Collega ogni voce di spesa alla sua tabella. Nell’app le voci di spesa si chiamano anche «capitoli». In Contabilità → Voci di spesa la colonna «Tabella Millesimale» dice dove finisce ogni spesa: la pulizia delle scale sulla Tabella B, l’ascensore sulla C, il riscaldamento sulla D. «Millesimi base» significa che la voce non ha una tabella propria e usa i millesimi generali. Con Nuovo Capitolo aggiungi una voce; la colonna «Competenza» indica se la spesa è a carico del proprietario, del conduttore o di entrambi.

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3. Registra la fattura. In Contabilità → Rate e spese clicca Nuova spesa. Compila condominio, esercizio contabile, titolo, fornitore, categoria, IVA, imponibile, importo totale, data della fattura e scadenza; puoi allegare la fattura in PDF o come immagine. Per i fornitori soggetti a ritenuta l’imponibile diventa obbligatorio. Se hai il file della fattura elettronica, Importa fattura XML compila i dati da solo e offre le stesse scelte di riparto, senza i template. La spesa entra nel riparto dell’esercizio indicato.

4. Scegli il metodo di riparto. Sotto «Emetti subito le rate ai condomini» trovi il «Capitolo di Spesa» (facoltativo) e quattro metodi, anche con l’interruttore spento.

   • Millesimi: una sola tabella. Se non ne scegli una, vale la tabella del capitolo; se il capitolo non ce l’ha, i millesimi generali.
   • Diviso: parti uguali tra tutte le unità del condominio, box compresi. Si usa solo se lo prevedono il regolamento contrattuale o un accordo di tutti i condòmini.
   • Uguale per unità: ogni unità paga l’intero importo indicato, non diviso; l’anteprima dice quanto fa in tutto. Va bene per un addebito uguale per tutti, non per dividere una fattura.
   • Multi-Tab: la spesa si divide in quote percentuali, ciascuna sulla sua tabella (passo 5).

   Se la spesa è già coperta dalle rate del preventivo, lascia spento l’interruttore ma scegli comunque capitolo o tabella: la spesa entra subito nel riparto senza nuove rate. Vedi più sotto «Riparto e rate non sono la stessa cosa».

5. Ripartisci su più tabelle con Multi-Tab. Per ogni configurazione indichi «Quota %», «Capitolo di spesa» e «Tabella millesimale»: se il capitolo ha già una tabella, viene usata quella, altrimenti la scegli tu. Il riquadro «Totale» deve segnare 100%. Con «+ Aggiungi configurazione» aggiungi una quota; con Importa da Template copi un riparto salvato (il menu torna vuoto dopo l’importazione, è normale). Infine scegli Rata Unica, una rata per unità con la somma delle quote, oppure Rate Separate, una rata per ogni tabella o capitolo.

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6. Crea la spesa e controlla il riparto per unità. Clicca Continua. Se alcune unità hanno crediti, EasyCondo chiede se usarli: «Crea e applica» oppure «Crea senza crediti». Le rate hanno la scadenza della spesa e la finestra «Spesa Creata!» conferma «Rate generate automaticamente».

   Per verificare, apri la scheda Uscite / Spese e clicca sul titolo della spesa. Se la spesa ha un riparto, la scheda Ripartizione mostra la quota di ogni tabella e il dettaglio per unità; cliccando su un’unità vedi da quali tabelle nasce la sua quota. La scheda Rate Generate elenca le rate emesse.

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7. Genera il piano di riparto. In Contabilità → Riparto spese scegli condominio ed esercizio e clicca Genera (1 nella figura). In alto trovi i totali (quote spese, versamenti, saldi iniziali, saldo finale), sotto, una scheda per unità con saldo iniziale, quota, versato e saldo. Aprendo un’unità vedi spesa per spesa la data, i millesimi applicati, la quota e il responsabile. Anteprima (2) apre il PDF «Piano di Riparto Spese», PDF lo scarica.

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Riparto e rate non sono la stessa cosa

Nel lavoro di tutti i giorni le due parole si confondono, ma in contabilità indicano cose diverse.

• Le rate sono gli importi chiesti ai condòmini. Quelle ordinarie nascono dal preventivo e sono acconti: si pagano prima che le spese dell’anno siano note.
• Il riparto divide le spese effettive tra le unità. È il riparto, non le rate, a dire quanto deve davvero ogni condomino.

Per questo in «Riparto spese» il saldo di ogni unità è: saldo iniziale + quota delle spese + eventuali rettifiche − versamenti + interessi di mora. Un saldo positivo è Da versare, uno negativo è un’Eccedenza. A esercizio in corso le eccedenze sono normali: i condòmini hanno già pagato acconti per spese non ancora arrivate.

Ne seguono due regole pratiche:

1. Spese già previste nel preventivo (pulizie, luce scale, polizza):

   • registra la fattura con «Nuova spesa» lasciando spento «Emetti subito le rate ai condomini» e, nella stessa finestra, scegli il «Capitolo di Spesa» o la tabella (metodo Millesimi), oppure Multi-Tab: la spesa nasce già ripartita. Nella finestra «Spesa Creata!» rispondi «Salta» (o «No, più tardi») alla domanda «Vuoi addebitare questa spesa ai condomini?»;
   • per una spesa già registrata senza riparto, nell’elenco clicca l’icona a matita (Modifica spesa), scegli il «Capitolo di Spesa» e clicca Calcola Riparto, che resta disattivato finché non scegli un capitolo; in alternativa attiva il «Riparto Avanzato (Multi-Tab)»;
   • oppure usa un Template Spesa con riparto: viene applicato anche senza rate.

   Senza capitolo, tabella, Multi-Tab o template la spesa non entra nelle quote del piano di riparto.

2. Spese fuori preventivo (un guasto, una straordinaria deliberata a parte; per i lavori vedi il riparto dei lavori straordinari): emetti subito le rate, così riparto e rate nascono insieme con gli stessi importi, al centesimo. Una spesa urgente ordinata dall’amministratore va riferita alla prima assemblea (art. 1135, secondo comma): finché il riparto non è approvato, le rate emesse non bastano per il decreto ingiuntivo.

Gli incassi si registrano poi come spiega la guida su come registrare i pagamenti delle rate; a fine anno il piano di riparto confluisce nel rendiconto condominiale.

Salvare un riparto su più tabelle come template

Se una spesa torna spesso con lo stesso riparto, salvalo una volta. Da Contabilità → Rate e spese → Altro → Spese ricorrenti crei un template con «Nome Template», «Categoria», «Titolo Default» e una o più configurazioni di riparto. Nella finestra «Nuova spesa» lo usi in due modi:

• dalla sezione Template Spesa in alto: il template precompila titolo, descrizione, categoria ed eventualmente il fornitore, e applica il suo riparto; se nel template è attivo «Genera rate automaticamente», accende anche «Emetti subito le rate ai condomini». I metodi di riparto si bloccano («Ripartizione definita dal template») e, con le rate attive, resta da scegliere solo tra Rata Unica e Rate Separate;
• dentro Multi-Tab, con Importa da Template: copia solo le quote, che puoi ancora modificare.

Cosa vede il condomino

Il condomino con l’accesso trova le rate nella pagina Pagamenti, alla scheda Le mie rate: dovuto, pagato, residuo e rate scadute. Le rate sono divise in «Da Spese», «Da Preventivo» e manuali, e raggruppate per spesa. L’emissione non manda email né notifiche: conviene avvisare i condòmini quando emetti rate fuori preventivo.

Proprietario o inquilino

La colonna «Competenza» delle voci di spesa decide chi compare come responsabile nel riparto, nella colonna «Resp.» del piano. Per una voce «Conduttore (Inquilino)» è il conduttore registrato sull’unità; se non c’è un conduttore, è il proprietario. Per «Proprietario» e per «Proprietario e Conduttore» è il proprietario. Le rate restano intestate all’unità. Verso il condominio risponde il proprietario: il conduttore non è obbligato direttamente e l’amministratore non può agire contro di lui. La divisione delle spese con l’inquilino segue l’art. 9 della legge 392/1978 e il contratto di locazione. Per un controllo voce per voce c’è la tabella delle spese tra proprietario e inquilino.

Come EasyCondo arrotonda i centesimi

Una fattura raramente si divide in parti esatte. EasyCondo usa il metodo dei resti maggiori: ogni quota viene troncata al centesimo e i centesimi che mancano vanno, uno ciascuno, alle quote con il resto più alto. La somma delle quote è sempre uguale all’importo della spesa e nessuna quota si scosta di più di un centesimo dal calcolo esatto. Nelle tabelle di servizio (scale, ascensore, riscaldamento, acqua) un’unità senza valore conta zero; nella tabella di proprietà generale conta i propri millesimi.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12, a Milano, con 9 unità (8 appartamenti e il box B1), arriva una fattura di manutenzione delle parti comuni da 2.000 € più IVA al 10%: 2.200 € in tutto. Supponiamo che, come risulta dal computo del fornitore, la fattura comprenda due interventi distinti: lavori sulle parti comuni di tutto l’edificio per 1.320 € e manutenzione delle scale per 880 €, cioè il 60% e il 40%. Il primo importo va sulla proprietà generale (art. 1123, primo comma), il secondo sulla tabella scale; il template «Manutenzione parti comuni (60/40)» serve solo a ripetere questa divisione quando si ripresenta. Le percentuali non si fissano a maggioranza: una delibera che stabilisce per il futuro un criterio diverso da quello di legge è nulla (Cass. SU 943/1999).

• Quota generale: 60% di 2.200 € = 1.320,00 €, sulla Tabella A (somma 1000).
• Quota scale: 40% di 2.200 € = 880,00 €, sulla Tabella B. Il box B1 non ha millesimi scale e non paga questa quota.

Con «Rata Unica» ogni unità riceve una rata, con la scadenza della fattura, pari all’ultima colonna; con «Rate Separate» ne riceve due, una per quota (il box B1 una sola). Luca Ferrari, proprietario dell’interno 3 e del box B1, troverà nella scheda «Le mie rate» due nuove rate per 294,80 € in tutto, accanto a quelle già emesse (la schermata del condomino, sopra, mostra le rate di un’altra fattura). La spesa compare nel piano di riparto 2026 con gli stessi importi, accanto alle altre spese dell’esercizio.

Come si leggono i saldi

Il piano di riparto del Parco delle Querce, a Bergamo, è un esempio a esercizio in corso. L’interno A3 parte da un saldo iniziale a debito di 320,00 €, ha una quota spese di 937,92 €, non ha versato nulla e matura 6,47 € di interessi: il saldo è 1.264,39 € Da versare. L’interno A1 ha una quota di 870,51 € e ha versato 1.352,85 € di acconti: il saldo di −482,34 € è un’Eccedenza. Alla chiusura dell’esercizio, dopo l’approvazione del rendiconto, di norma diventa il saldo iniziale a credito dell’anno successivo, salvo una diversa decisione dell’assemblea sull’impiego del residuo (art. 1135, n. 3).