Un bonifico che paga due unità, una rata versata a metà, un condomino che arrotonda per eccesso: sono i casi che fanno perdere tempo quando i pagamenti delle rate condominiali si tengono su un foglio di calcolo. Questa guida mostra come registrarli in EasyCondo perché la posizione di ogni unità resti giusta.
Cosa dice la norma
L’amministratore riscuote i contributi e tiene il registro di contabilità (art. 1130 c.c.). Le somme ricevute dai condòmini devono transitare su un conto corrente intestato al condominio (art. 1129, settimo comma, c.c.): così ogni versamento è tracciato e si può riscontrare con l’estratto conto.
Contro chi non paga, l’amministratore può chiedere un decreto ingiuntivo, sulla base dello stato di ripartizione approvato dall’assemblea (art. 63 disp. att. c.c.). Per questo la posizione di ogni unità deve essere sempre esatta: un incasso non registrato diventa un sollecito sbagliato.
Come si fa, passo passo
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Apri la registrazione. Vai in Contabilità → Rate e spese e clicca Registra incasso. Si apre la finestra «Registra Pagamento» del condominio selezionato.
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Scegli per unità o per proprietario. Nella scheda Per Unità lavori su un interno alla volta. Nella scheda Per Proprietario cerchi la persona e vedi insieme le rate di tutte le sue unità: è la scelta giusta per i bonifici cumulativi.
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Controlla la posizione. I riquadri Dovuto, Pagato e Residuo riassumono le rate emesse per l’unità o il proprietario. Sotto, il Saldo contabile complessivo di ogni unità parte dalle quote delle spese registrate e comprende il saldo dell’esercizio precedente, i versamenti senza rata e la mora maturata: per questo può essere diverso dal Residuo.
Passo 3: Residuo delle rate e saldo contabile -
Spunta le rate che il versamento copre. Puoi selezionare una rata, un’intera scadenza o tutte con «Seleziona tutte non pagate». L’importo verrà distribuito dalla scadenza più vecchia, qualunque sia l’ordine delle spunte. Aprendo una scadenza con la freccia vedi le singole rate, quanto è già stato versato su ciascuna e i pagamenti registrati.
Passo 4: dentro una scadenza, rate saldate e una pagata in parte -
Inserisci importo, data e metodo. Scrivi l’importo accreditato, la data valuta e il metodo (Bonifico Bancario, Contanti, Assegno, Altro); nelle note scrivi il CRO o il riferimento del bonifico, per il riscontro con l’estratto conto. Se incassi in contanti, ricordati di versarli sul conto del condominio. Se lasci vuoto l’importo, EasyCondo registra il residuo delle rate selezionate, indicato nel campo e sul pulsante.
Passo 5: un bonifico per due unità (residuo di luglio e scadenza di ottobre) -
Controlla l’anteprima e, se avanza qualcosa, l’unità del credito. Se l’importo è diverso dal residuo, sotto il modulo compare l’effetto: «Pagamento parziale — residuo …» oppure «Eccedenza di … registrata come credito». Quando le rate selezionate sono di più unità compare anche «Credito all’unità», con la prima unità già proposta: controlla dove va il credito. Se l’unità ha già dei crediti, la casella «Usa crediti» mostra quanto è utilizzabile: un credito copre solo le rate della sua unità e non quelle di un esercizio chiuso.
Passo 6: l'eccedenza diventa un credito -
Registra e controlla l’esito. Clicca Registra Pagamento. Il messaggio in alto riassume l’operazione, ad esempio «Incasso di 1.100,00 € registrato su 9 rate · Credito generato: 37,80 €». Nella lista di Rate e spese le rate mostrano lo stato aggiornato: «Saldata», la percentuale pagata per quelle parziali, «Scaduta» o «In Attesa» per quelle ancora aperte, «Capitale OK» con la mora ancora da pagare.
Altri modi di registrare un incasso
- Una sola rata. Nella riga della rata, in Rate e spese, il pulsante Paga (o Completa, se la rata è già pagata in parte) apre una finestra più semplice, con data, importo, metodo, note e l’allegato della ricevuta in PDF o immagine.
- Più rate per intero. Selezionale nella lista e usa Paga N rate dalla barra che compare sopra l’elenco: per ogni rata si registra il capitale residuo, gli eventuali interessi di mora restano aperti e si incassano a parte.
- Pagamenti segnalati dai condòmini. Quando un condomino usa «Segnala pagamento» dal suo accesso (vedi i pagamenti segnalati dal portale del condomino), in Rate e spese compare l’avviso «pagamento segnalato dai condomini da confermare» con Rivedi (la stessa finestra si apre da Altro → Pagamenti segnalati). Nella finestra «Pagamenti da confermare» verifichi ogni pagamento sull’estratto conto: Conferma chiede la data valuta dell’accredito e l’importo accreditato e registra l’incasso; Rifiuta chiede il motivo, che il condomino riceve.
- Una rata con interessi di mora. Registra Pagamento copre solo il capitale: ciò che lo supera diventa credito e la rata resta «Capitale OK». Per incassare anche la mora usa Mora (o Paga) sulla riga della rata, che propone capitale e interessi; per una verifica a parte c’è il calcolo degli interessi di mora.
- Correggere un errore. Dentro la finestra Registra Pagamento, aprendo una scadenza, il cestino accanto al movimento («Elimina pagamento») cancella la parte di incasso attribuita a quella rata: un bonifico su più rate va eliminato rata per rata. Per più rate saldate selezionale nella lista e usa Revoca N pagamenti, che elimina tutti i pagamenti di quelle rate e annulla i crediti nati da quegli incassi.
Esempio pratico
Nel Condominio Via dei Tigli 12 Luca Ferrari è proprietario dell’interno 3 e del box B1. Nella scheda «Per Proprietario», con «Seleziona tutte non pagate», risultano 10 rate aperte per un residuo di 1.209,31 €: il residuo della scadenza di luglio (147,11 €), la scadenza di ottobre (867,50 €) e due rate di novembre per una fattura dell’idraulico (194,70 €).
- Prima, la segnalazione. I 147,11 € di luglio sono proprio il bonifico che Ferrari ha segnalato dal suo accesso: non vanno registrati di nuovo (se li hai già spuntati, come nella schermata del passo 5, togli la spunta). Li confermi da Pagamenti da confermare con la data valuta dell’estratto conto.
- Se arriva un bonifico di 867,50 € solo per ottobre. La scadenza comprende le rate di tutte e due le unità: spunti le 7 rate di ottobre e lasci l’importo proposto. Tutte risultano «Saldata»; restano aperte le rate di novembre.
- Se invece arriva un unico bonifico di 1.100,00 €. Dopo la conferma restano 1.062,20 € (ottobre più novembre): spunti tutte le rate rimaste. Le rate sono tutte saldate e avanzano 37,80 €: in «Credito all’unità» scegli l’interno 3. Alla prossima rata dell’appartamento, spuntando «Usa crediti», quei 37,80 € riducono l’importo da versare.
- Se invece il bonifico fosse di 1.000,00 €. Le rate di ottobre sono saldate e i 132,50 € rimasti vanno sulle rate di novembre, che restano scoperte per 62,20 €: l’ultima rata raggiunta risulta pagata in parte.
Errori frequenti
- Spuntare le rate pensando di sceglierne l'ordine. L'importo copre le rate selezionate dalla scadenza più vecchia, non nell'ordine delle spunte: per saldare proprio una rata, seleziona solo quella.
- Registrare a mano un pagamento già segnalato dal condomino. La segnalazione in attesa non riduce il residuo e la finestra Registra Pagamento non la mostra: se registri tu lo stesso bonifico, alla conferma la rata risulta già saldata (e la conferma è rifiutata) oppure il versamento viene contato due volte. Parti sempre da Pagamenti da confermare.
- Aspettarsi che i crediti si usino da soli. Un credito resta sull'unità finché non spunti «Usa crediti» in un nuovo incasso o non lo applichi da Altro → Crediti delle unità.
- Registrare l'incasso con la data sbagliata. Una data che cade in un esercizio chiuso viene rifiutata; una data futura invece è accettata: controlla la data valuta sull'estratto conto.
- Ignorare i versamenti da abbinare. Gli incassi rimasti senza rata, perché la rata è stata eliminata, compaiono in Altro → Versamenti da abbinare: ricollegali a una rata, altrimenti la situazione delle rate non torna.
Domande frequenti
Come registro un bonifico che paga due unità dello stesso proprietario?
Apri «Registra incasso», passa alla scheda «Per Proprietario», scegli il proprietario e spunta le rate di tutte e due le unità. Inserisci l'importo del bonifico: EasyCondo lo distribuisce sulle rate selezionate dalla scadenza più vecchia.
Cosa succede se il condomino paga meno del dovuto?
L'importo copre per intero le rate più vecchie tra quelle selezionate e l'ultima raggiunta resta pagata in parte. Prima di registrare, sotto il modulo, compare «Pagamento parziale» con il residuo che resterà.
Cosa succede se il condomino paga più del dovuto?
L'eccedenza diventa un credito dell'unità. Se le rate selezionate sono di più unità, controlla in «Credito all'unità» a quale va (è proposta la prima). Il credito si usa poi con «Usa crediti» o da «Crediti delle unità» con «Applica a rata», solo sulle rate di quella unità; dalla stessa finestra si può anche registrare il rimborso con «Rimborsa».
Come annullo un pagamento registrato per errore?
Nella finestra Registra Pagamento apri la scadenza: accanto a ogni movimento c'è il cestino «Elimina pagamento». Un bonifico su più rate è registrato come un movimento per rata, da eliminare uno per uno. In alternativa selezioni le rate saldate nella lista di Rate e spese e usi «Revoca», che elimina tutti i pagamenti di quelle rate e annulla i crediti nati da quegli incassi. Non si può correggere un pagamento datato in un esercizio chiuso.
I condòmini possono comunicare un pagamento?
Sì, dal loro accesso con «Segnala pagamento», indicando per un bonifico il «Riferimento del bonifico (CRO o TRN)» e allegando se vogliono la ricevuta. La segnalazione arriva in «Pagamenti da confermare»: la confermi con la data valuta e l'importo accreditato, oppure la rifiuti indicando il motivo, che il condomino riceve.
EasyCondo invia una ricevuta al condomino?
No: oggi non genera ricevute PDF e non avvisa il condomino quando registri tu un incasso. Il condomino riceve un avviso solo quando confermi o rifiuti un pagamento che ha segnalato, e vede comunque le sue rate aggiornate nella pagina Pagamenti.
Strumenti e norme collegati
Il codice civile, articolo per articolo
- Art. 1130 c.c.: Attribuzioni dell'amministratore
- Art. 1129 c.c.: Nomina, revoca e obblighi dell'amministratore
- Art. 63 disp. att. c.c.: Riscossione dei contributi e condòmini morosi