Sollecito di pagamento ai condòmini morosi: email o raccomandata

Un sollecito mandato al momento giusto spesso basta a recuperare le rate scadute senza arrivare all’avvocato. Questa guida spiega come inviare il sollecito di pagamento ai condòmini morosi: a chi, con quale mezzo e come prepararli tutti insieme in EasyCondo.

Cosa dice la norma

Per riscuotere i contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, l’amministratore può ottenere, senza autorizzazione dell’assemblea, un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo nonostante opposizione (art. 63, primo comma, disp. att. c.c.). Salvo espressa dispensa dell’assemblea, deve agire per la riscossione forzosa entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso (art. 1129, nono comma, c.c.).

Il sollecito non è un passaggio obbligatorio, ma è la prassi: ricorda la scadenza e indica l’importo.

Una richiesta scritta di pagamento costituisce in mora il condòmino e interrompe la prescrizione (artt. 1219 e 2943, quarto comma, c.c.). Per i contributi ordinari, che sono periodici, la prescrizione è di cinque anni (art. 2948, n. 4, c.c.); per le quote straordinarie il termine applicabile è discusso. La richiesta produce effetto quando giunge all’indirizzo del destinatario (art. 1335 c.c.) e l’onere di provarlo è del condominio: per questo la diffida va di norma per raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC.

Se la mora dura da un semestre, l’amministratore può anche sospendere il moroso dai servizi comuni suscettibili di godimento separato (art. 63, terzo comma, disp. att. c.c.); per servizi essenziali come acqua e riscaldamento la giurisprudenza non è uniforme, quindi è una misura da valutare con cautela.

Per il testo puoi partire dal fac simile di sollecito di pagamento o dal modulo di diffida e messa in mora, tra le risorse in fondo alla pagina.

Come si fa, passo passo

1. Aggiorna gli incassi. Confronta l’estratto conto con Contabilità → Rate e spese, registra gli ultimi bonifici con Registra incasso (come registrare i pagamenti) e conferma i pagamenti segnalati dai condòmini (Altro → Pagamenti segnalati): il sollecito parte con l’importo che risulta in quel momento.

2. Apri la morosità. Clicca Morosità: lo «Stato Morosità» elenca chi ha pagamenti in sospeso, con pagato, dovuto e importo da incassare. Per sollecitare tutti insieme clicca Sollecita i morosi, in basso.

   Per un solo condòmino usa invece la campanella Invia sollecito della sua riga (Solo notifica, Solo email o Entrambi): va al solo proprietario, per tutte le sue rate scadute.

3. Scegli condominio e ritardo minimo. Nella finestra «Solleciti ai morosi», scheda Email e notifica, scegli il Condominio (o Tutti i condomini) e il Ritardo minimo (giorni), che parte da 15. Riceve il sollecito chi ha almeno una rata scaduta da quel numero di giorni, o un saldo a debito riportato dall’esercizio precedente. In Invio scegli Email e notifica oppure Solo notifica.

4. Controlla destinatari e importi. La riga di riepilogo conta morosi, sollecitati e destinatari. Sotto, per ogni moroso, vedi chi riceve il sollecito (proprietario principale ed eventuali coobbligati), l’interno, il numero di rate e l’email. L’importo è tutto il debito scaduto, interessi di mora compresi, al netto dei crediti. Gli ex proprietari portano l’etichetta «Ex proprietario fino al…» e solo le rate scadute quando erano titolari, secondo la regola spiegata nella guida su chi paga le spese dopo la vendita dell’appartamento. Se qualche moroso resta fuori, il riquadro «morosi esclusi dal sollecito: vedi perché» ne spiega il motivo, ad esempio nessuna rata con quel ritardo o un’unità senza proprietario.

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5. Invia. Clicca Invia N solleciti (N conta i destinatari, non i morosi) e, nella finestra «Inviare i solleciti?», conferma con Invia: l’invio non si può annullare. Ogni destinatario riceve una notifica nell’app e, se ha un’email, un messaggio «Sollecito di pagamento» con il numero di rate non pagate, il totale dovuto (con la parte di interessi di mora) e il pulsante per aprire EasyCondo. L’email parte anche se il condòmino ha spento nelle preferenze gli avvisi sulle rate. Chi non ha email riceve solo la notifica.

6. Leggi l’esito. In cima alla finestra compare il risultato, ad esempio «Inviati 4 solleciti per 4 morosi su 4», con il numero di destinatari senza email che hanno ricevuto solo la notifica. Sotto, EasyCondo ricorda che email e notifica non provano la ricezione: per costituire in mora e interrompere la prescrizione servono la raccomandata A/R o la PEC. Dopo l’invio il pulsante resta disattivato, così gli stessi solleciti non partono due volte.

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7. Per la raccomandata, prepara le spedizioni. Nella scheda Posta (raccomandata) scegli il condominio (qui uno alla volta) e i giorni di ritardo (Rate scadute da almeno, 30 se non lo cambi), poi Prepara spedizioni: una raccomandata con ricevuta di ritorno per moroso, intestata al proprietario principale, con l’importo esigibile nell’oggetto. L’elenco mostra destinatario, indirizzo, oggetto ed eventuali avvisi; lo scarichi in CSV o JSON per il servizio di stampa e spedizione. Da EasyCondo non parte nessuna lettera.

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8. Controlla gli indirizzi. Il destinatario è il recapito registrato in Anagrafica → Proprietari e inquilini con il pulsante «Recapito per le comunicazioni»; se manca, è l’indirizzo del condominio con interno e piano, e l’elenco avvisa di verificare che il destinatario vi abiti (per un ex proprietario, di verificarlo prima della spedizione). Il mittente è «Condominio … c/o» lo studio, con l’indirizzo dello studio, perché le ricevute di ritorno tornino a te: indirizzo, CAP, città e provincia si indicano nella pagina Studio. Controllali prima di preparare le spedizioni: qui EasyCondo non avvisa se mancano, e senza l’indirizzo dello studio il mittente diventa lo stabile.

9. Controlla la lettera e conserva le ricevute. Il file contiene anche il testo del sollecito (nel CSV la colonna «contenuto_testo», nel JSON il testo impaginato), con le rate scadute e il totale, e indica la ricevuta di ritorno. Rileggilo prima di mandarlo al servizio di spedizione e conserva ricevute e avvisi di consegna come prova degli invii.

Quando mandare il sollecito di pagamento e quando la diffida

La legge non fissa le tappe, ma la prassi più diffusa tra gli amministratori è questa, e lascia una traccia scritta utile se si arriva davanti al giudice.

• Primo sollecito, bonario. Email e notifica 15-30 giorni dopo la scadenza. Spesso basta, perché molti ritardi sono dimenticanze.
• Diffida. Se dopo un mese non arriva nulla, raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC, con un termine preciso (di solito 15 giorni dal ricevimento) e l’avviso che poi si procederà per vie legali. La PEC equivale a una raccomandata con ricevuta di ritorno solo se anche l’indirizzo del condòmino è una PEC (o il suo domicilio digitale): una PEC spedita a un’email ordinaria non prova la consegna.
• Decreto ingiuntivo. Scaduto il termine, la pratica passa al legale (vedi la procedura completa contro il moroso). Non serve una delibera, ma il riparto deve essere approvato. Tieni d’occhio i sei mesi dalla chiusura dell’esercizio entro cui devi agire, salvo espressa dispensa dell’assemblea (art. 1129, nono comma, c.c.).
• Piano di rientro. Per chi vuole pagare ma non riesce in un’unica soluzione, un accordo scritto con le date delle rate evita spese legali a tutti. Il modulo è tra le risorse in fondo alla pagina.

Nella lettera di diffida scrivi l’IBAN del conto corrente del condominio: EasyCondo lo conserva nella scheda del condominio, ma né il messaggio dei solleciti né il file delle spedizioni lo riportano, e un condòmino che non sa dove pagare ha una giustificazione in più.

Cosa EasyCondo fa, e cosa no

• Calcola chi sollecitare in base al ritardo scelto e l’importo al netto dei crediti dell’unità, e divide i debiti tra venditore e compratore dopo un cambio di proprietario.
• Raggiunge tutti i coobbligati, mai l’inquilino, e non manda due volte lo stesso messaggio a chi condivide l’email.
• Non invia in automatico: niente solleciti programmati, ogni invio parte da te.
• Non spedisce raccomandate né PEC e non genera il PDF della lettera: prepara solo i dati della spedizione.
• Non conserva uno storico dei solleciti consultabile dall’amministratore.
• Non segue le preferenze sulle email: il sollecito arriva per email anche a chi, nel suo profilo, ha disattivato gli avvisi sulle rate.

Per calcolare gli interessi su una rata scaduta senza registrarti puoi usare lo strumento di calcolo degli interessi sulle spese condominiali.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12, a metà ottobre 2026, con ritardo minimo di 30 giorni i morosi sono quattro:

• Giorgio Conti, interno 2: 10 rate, 1.538,24 €.
• Franco Rizzi, ex proprietario dell’interno 5 fino al 31/05/2026: 1.874,01 € di rate scadute quando era titolare. Il sollecito va a lui, non a chi ha comprato.
• Andrea Greco, interno 7: una rata pagata in parte, 269,71 €.
• Luca Ferrari, interno 3: una rata, 147,59 €.

Prima di inviare, l’amministratrice apre Pagamenti segnalati: la rata di Luca Ferrari è quella per cui lui ha segnalato un bonifico. Lo ritrova sull’estratto conto, conferma il pagamento e Ferrari esce dall’elenco. Con «Invia 3 solleciti» gli altri tre ricevono email e notifica.

Franco Rizzi ha venduto l’interno 5: l’email gli arriva comunque, ma per la diffida va cercato il suo nuovo indirizzo e registrato come recapito, perché senza recapito EasyCondo propone quello di via dei Tigli e lo segnala con l’avviso «Ex titolare». Per Giorgio Conti, moroso da mesi, l’amministratrice prepara anche la raccomandata dalla scheda Posta, con un termine di 15 giorni, e se non paga valuta con lui un piano di rientro prima del decreto ingiuntivo.