Fondo cassa e conto corrente del condominio: come gestirli

Il fondo cassa è la prima cosa che un consigliere chiede di vedere; il conto corrente è ciò che controlla per primo chi contesta una gestione. Questa guida spiega cosa prevede la legge sul conto corrente condominiale obbligatorio, come si gestisce il fondo cassa e come tenerlo sotto controllo in EasyCondo.

Cosa dice la norma

L’amministratore deve far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, e quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio. Ogni condòmino, tramite l’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica (art. 1129, settimo comma, c.c.).

Tra le gravi irregolarità che possono giustificare la revoca, lo stesso articolo cita la mancata apertura o utilizzazione del conto e una gestione con modalità che possono generare confusione tra il patrimonio del condominio e quello personale dell’amministratore o di altri condòmini (art. 1129, dodicesimo comma, nn. 3 e 4). Il rendiconto annuale deve specificare le voci di entrata e di uscita e ogni dato sulla situazione patrimoniale, sui fondi disponibili e sulle eventuali riserve (art. 1130-bis c.c.).

Come si fa, passo passo

1. Apri il conto intestato al condominio. Il conto va intestato al condominio con il suo codice fiscale, non all’amministratore.

2. Inserisci l’IBAN in EasyCondo. Vai in Anagrafica → Condomini e unità, scheda Condomini, icona di modifica, e compila il campo IBAN.

3. Inserisci i saldi iniziali. In Contabilità → Esercizi e preventivi, sulla card dell’esercizio aperto, scegli Azioni → Modifica. Compila Saldo Iniziale Cassa (€) e Saldo Iniziale Banca (€) con i valori alla data di inizio e salva con Salva Modifiche.

   Il saldo di banca si legge sull’estratto conto a quella data; il contante, se c’è, risulta dal verbale di consegna del precedente amministratore (vedi il passaggio di consegne tra amministratori). Per i debiti e i crediti dei singoli condòmini vedi come impostare i saldi del primo esercizio. Serve solo per il primo esercizio gestito in EasyCondo: con Crea Successivo il saldo finale dell’esercizio chiuso diventa da solo il saldo iniziale.

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4. Registra ogni incasso. Ogni versamento dei condòmini si registra in Contabilità → Rate e spese con Registra incasso, indicando nel campo Data il giorno dell’accredito che leggi sull’estratto conto. Gli incassi entrano nel fondo a quella data; il metodo (bonifico, contanti, assegno) resta come informazione ma non cambia il saldo.

5. Segna le spese pagate. Apri la spesa, anche quella creata importando la fattura XML del fornitore, con l’icona Modifica spesa, attiva Pagata al fornitore e scrivi la Data Pagamento al Fornitore, cioè la data del bonifico. La spesa entra tra le uscite a quella data, al netto della ritenuta; la ritenuta esce quando la versi con F24. Anche il clic sul badge Da Pagare chiede la «Data del pagamento al fornitore»: propone oggi, correggila con la data del bonifico.

6. Controlla il fondo dell’esercizio. In Rate e spese scegli prima il condominio nel filtro in alto: con «Tutti i condomini» la card mostra la somma dei loro fondi. La card Fondo Cassa mostra il saldo di oggi dell’esercizio in corso con saldo iniziale (solo se diverso da zero), entrate e uscite. Accanto ci sono Entrate del Mese e Uscite del Mese.

   

7. Tieni d’occhio tutti i condomini. In Dashboard la card Fondo cassa per condominio elenca il saldo di ciascuno, senza sommarli: ogni condominio ha il suo conto. Un saldo negativo compare in rosso. Con un solo condominio la card si chiama Fondo Cassa e mostra un solo importo.

   

8. Confronta con l’estratto conto. Una volta al mese confronta il saldo con l’estratto conto della banca, come spiegato nella sezione che segue. Se non torna, cerca incassi non registrati e spese pagate ma non segnate, e controlla Altro → Versamenti da abbinare e Altro → Pagamenti segnalati in Rate e spese.

Come riconciliare il fondo cassa con il conto corrente condominiale

La riconciliazione è il controllo che un revisore o un consigliere fa per primo: il saldo che risulta dalla contabilità deve coincidere con quello della banca alla stessa data, oppure ogni differenza deve avere una spiegazione scritta. Conviene farla a fine mese, appena arriva l’estratto conto, con questo ordine.

• Allinea le date. Confronta il saldo dell’estratto conto all’ultimo giorno del mese con il fondo alla stessa data. Gli incassi entrano alla data scritta in Registra incasso e le spese alla data di pagamento: se hai usato la data in cui hai registrato invece di quella dell’accredito, la differenza sta lì.
• Spunta le entrate. Ogni accredito in banca deve corrispondere a un incasso registrato. Un bonifico che non trovi può essere un versamento senza rata (in Versamenti da abbinare) o un pagamento segnalato dal condòmino e non ancora confermato (in Pagamenti segnalati).
• Spunta le uscite. Ogni addebito deve corrispondere a una spesa segnata come pagata o a un F24 versato. Commissioni, canone e imposta di bollo del conto sono spese del condominio come le altre: registrale con Nuova spesa, altrimenti il fondo resta più alto della banca.
• Separa il contante. EasyCondo non distingue cassa e banca dopo il primo esercizio: le rate incassate in contanti entrano nel fondo subito, ma in banca solo quando le versi. Versale presto, così il conto torna; un contante tenuto a lungo dall’amministratore rischia di creare proprio la confusione di patrimoni che la legge considera grave irregolarità.
• Annota ciò che resta. Un assegno consegnato ma non ancora addebitato, o un bonifico disposto a fine mese e addebitato all’inizio del successivo, è una differenza temporanea: scrivila accanto all’estratto conto e verifica che il mese dopo si sia chiusa.

Conserva gli estratti conto con le annotazioni: sono la prova della gestione da mostrare al consiglio, all’assemblea che approva il rendiconto e al condòmino che chiede di vedere la rendicontazione.

Come EasyCondo calcola il fondo cassa

• Punto di partenza: con un esercizio aperto, la somma dei saldi iniziali di cassa e banca; se l’ultimo esercizio è chiuso e il successivo non è ancora stato creato, il suo saldo finale più i movimenti avvenuti dopo la chiusura.
• Entrate: i pagamenti delle rate alla data di pagamento, compresi i versamenti non ancora abbinati a una rata e le eccedenze, meno i crediti rimborsati. L’uso di un credito per pagare una rata non è un’entrata: quei soldi erano già entrati.
• Uscite: le spese pagate alla data del pagamento effettivo, al netto della ritenuta, più le ritenute versate con F24. Conta la data del pagamento, non l’esercizio della spesa: una fattura del 2025 pagata a gennaio 2026 esce dal fondo del 2026. Le ritenute trattenute ai fornitori e non ancora versate restano nel saldo fino all’F24: sono un debito verso l’Erario, non liquidità disponibile per altre spese.
• Chiusura: con Chiudi Esercizio il saldo finale viene calcolato e, con Crea Successivo, diventa il saldo iniziale del nuovo esercizio, nello stesso passaggio che riporta il conguaglio di ogni unità. Da lì cassa e banca non sono più distinte: tutto il saldo passa nel saldo iniziale di banca.

Cosa EasyCondo non fa: non importa l’estratto conto (CSV o CBI), non riconcilia in automatico e non gestisce un fondo speciale per i lavori come conto separato. I condòmini con accesso vedono nella pagina Pagamenti il fondo cassa del condominio e le uscite dell’esercizio, non i movimenti bancari.

Esempio pratico

Il Condominio Parco delle Querce apre l’esercizio 2026 con 15.400,00 € in banca e nessun contante.

• Entrate: fino a oggi i condòmini hanno versato 14.757,10 € di rate.
• Uscite: le spese pagate, al netto delle ritenute, più le ritenute versate valgono 4.054,40 €.
• Fondo cassa: 15.400,00 + 14.757,10 − 4.054,40 = 26.102,70 €, lo stesso importo che compare nella card della Dashboard accanto al nome del condominio.

Se l’estratto conto della banca segna una cifra diversa, la differenza è quasi sempre un incasso o un pagamento non ancora registrato, o registrato con una data sbagliata. Supponiamo che la banca segni 26.060,70 €: mancano 42,00 €. Spuntando gli addebiti, l’amministratore trova commissioni e imposta di bollo del trimestre per quell’importo, non ancora registrate. Le inserisce come spesa con la data dell’addebito e il fondo torna a coincidere con la banca.