Per il nuovo amministratore, il primo esercizio di un condominio appena preso in carico è il più delicato: se i saldi iniziali non coincidono con il rendiconto del predecessore, ogni conto successivo eredita l’errore. Questa guida spiega quali saldi servono e come inserirli in EasyCondo, a mano o da file.
Cosa dice la norma
Alla cessazione dell’incarico l’amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini e compiere le attività urgenti, senza diritto a ulteriori compensi (art. 1129 c.c., ottavo comma). Se la consegna non avviene, il condominio può rivolgersi al giudice, anche in via d’urgenza: in quel caso conviene farsi assistere da un legale. Per avere tutto per iscritto, puoi partire dal modulo di richiesta documenti all’amministratore indicato in fondo alla pagina.
Il rendiconto condominiale indica le voci di entrata e di uscita, la situazione patrimoniale, i fondi e le riserve, ed è composto da registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica (art. 1130-bis c.c.). Da quel documento si ricavano i saldi di partenza:
- liquidità di cassa e di banca;
- crediti del condominio verso i condòmini morosi;
- debiti del condominio verso chi ha versato in eccesso.
Se l’ultimo rendiconto non è stato approvato, o la consegna avviene a esercizio in corso, i saldi del predecessore sono un punto di partenza da verificare: è prudente richiamarli nella nota sintetica del primo rendiconto e sottoporli all’assemblea. La legge non impone espressamente il criterio di cassa o di competenza: l’importante è che il rendiconto sia coerente da un anno all’altro e verificabile.
Il cambio di amministratore non cancella i debiti dei condòmini. Per i contributi risultanti da uno stato di ripartizione approvato dall’assemblea l’amministratore può chiedere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo, e chi acquista un’unità risponde in solido con il venditore per i contributi dell’anno in corso e di quello precedente (art. 63 disp. att. c.c.).
Come si fa, passo passo
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Importa prima le unità. Ogni saldo è legato a un numero interno, che deve già esistere in Anagrafica → Condomini e unità. Se il condominio ha molte unità, caricale da file con Importa (come importare le unità da Excel): il file lo puoi preparare con lo strumento gratuito Il mio condominio.
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Crea l’esercizio con cassa e banca. In Contabilità → Esercizi e preventivi clicca Nuovo Esercizio, indica «Nome Esercizio» (es. «Ordinario 2026»), «Data Inizio» e «Data Fine», poi «Saldo Iniziale Cassa (€)» e «Saldo Iniziale Banca (€)» presi dal rendiconto di consegna. Se l’esercizio esiste già, li correggi da Azioni → Modifica.
Passo 2: cassa e banca a inizio esercizio -
Apri i saldi dei condòmini. Sulla card dell’esercizio aperto scegli Azioni → Saldi Riporto. Si apre «Debiti/Crediti Anni Precedenti», con i totali di debiti e crediti, il saldo netto e una riga per unità con interno, proprietario, tipo, importo, descrizione e origine.
Passo 3: i saldi dei condòmini -
Aggiungi i saldi a mano. Per pochi condòmini clicca Aggiungi Riporto: scegli l’unità, il tipo Debito o Credito, l’importo sempre positivo e una descrizione (proposta: «Saldo esercizio precedente»), poi conferma con Aggiungi Debito o Aggiungi Credito. Ogni unità ha un solo saldo iniziale: se ne hai più d’uno, inserisci la somma.
Passo 4: un saldo aggiunto a mano -
Oppure importali da file. Con molte unità clicca Importa da File e carica un CSV o un Excel (.xlsx, .xls) con il numero interno e gli importi. Nella «Mappatura Colonne» scegli il formato degli importi:
- Due colonne (Debiti + Crediti): importi sempre positivi, una colonna per tipo;
- Colonna unica (+/-), proposta per prima: positivo = credito del condòmino, negativo = debito.
La colonna unica usa il segno opposto a molti prospetti dei predecessori, e la finestra lo ricorda con un avviso «Attenzione al segno»: prima di confermare, controllalo su una riga che conosci. Indica poi la colonna «Numero Interno», gli importi e, se c’è, la «Descrizione», e clicca Importa Saldi.
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Controlla l’esito. EasyCondo riepiloga «Debiti creati», «Crediti creati» e «Saltati» (righe a zero o senza interno), più gli eventuali errori riga per riga. Il numero interno deve coincidere carattere per carattere con l’anagrafica: «a3» non trova l’unità «A3». Più righe della stessa unità vengono sommate in un solo saldo.
Passo 6: l'esito dell'import -
Fai entrare i saldi nelle rate. In Contabilità → Rate e spese apri Altro → Nuova rata e spunta «Includi debiti/crediti anni precedenti». La stessa casella c’è in Altro → Rate da preventivo e in «Genera tutte le rate» del preventivo (vedi come generare le rate condominiali), dove il debito entra tutto nelle rate della prima voce e il credito scala le voci finché non è finito. Per ogni unità il debito si aggiunge e il credito si sottrae, diviso in parti uguali sulle scadenze; una rata non scende mai sotto zero.
La rata richiede comunque un importo maggiore di zero: i debiti pregressi si sommano a una rata vera, ad esempio le rate ordinarie dell’anno, e non si emettono da soli. Dopo la creazione, il riepilogo «Rata creata con riporti» mostra importo inserito, debiti e crediti anni precedenti, «Totale rate effettivo» e la rata finale di ogni unità.
Quali documenti chiedere al vecchio amministratore
Raccogli tutto prima di inserire i saldi: caricare cifre provvisorie e correggerle dopo è possibile, ma lascia tracce confuse nel primo rendiconto.
- Rendiconto dell’ultimo esercizio approvato, con stato patrimoniale e riepilogo finanziario: da qui vengono cassa, banca e totali di crediti e debiti verso i condòmini.
- Situazione dei singoli condòmini alla data di consegna, unità per unità: è la base dei «Saldi Riporto». Se il predecessore la esporta in Excel, puoi importarla senza ricopiarla.
- Estratto del conto corrente alla stessa data, per controllare il «Saldo Iniziale Banca».
- Versamenti arrivati tra la chiusura e la consegna: controlla se il prospetto del predecessore li ha già scalati. Il saldo di ogni condòmino e il saldo della banca devono riferirsi alla stessa data, così ogni versamento si conta una volta sola.
- Debiti verso i fornitori, fondi accantonati e ritenute d’acconto da versare (con gli F24): tra i saldi iniziali di EasyCondo non hanno un campo dedicato, perciò tienine traccia a parte e richiamali nella nota sintetica del primo rendiconto.
- Pratiche di recupero in corso (solleciti, diffide, decreti ingiuntivi), con importi e date, per sapere quali debiti sono già contestati.
Come verificare che i saldi iniziali tornino
Dopo l’inserimento, in «Saldi Riporto» confronta tre numeri con il rendiconto di consegna:
- Totale Debiti: deve coincidere con i crediti del condominio verso i condòmini indicati nello stato patrimoniale.
- Totale Crediti: deve coincidere con i debiti del condominio verso i condòmini, cioè i versamenti in eccesso da restituire o scalare.
- Saldo Iniziale Banca: deve coincidere con l’estratto conto alla data di inizio dell’esercizio, salvo movimenti in transito (assegni o bonifici non ancora addebitati) da riconciliare per iscritto.
Se un totale non torna, la causa più frequente è un segno invertito nel file o un’unità rimasta fuori perché il suo interno è scritto in modo diverso, ad esempio «3» invece di «Int. 3»: quella riga compare tra gli errori («unità non trovata nel condominio»). Correggi il file e reimportalo.
Cosa succede ai debiti e ai crediti
- Un debito resta nel saldo dell’unità finché non lo metti in rata. Da quel momento non si può più modificare o eliminare in «Saldi Riporto», perché le rate sono state calcolate su quell’importo.
- Un credito diventa anche un credito spendibile dell’unità, in Contabilità → Rate e spese → Altro → Crediti delle unità. Puoi:
- scalarlo includendo i riporti in una nuova rata;
- applicarlo a una rata con Applica o rimborsarlo con Rimborsa;
- rispondere «Crea e applica» alla domanda «Applicare i crediti disponibili?», che EasyCondo pone quando emetti rate da preventivo o da una spesa, e con «Nuova rata» se non includi i riporti: il credito copre le prime rate dell’unità.
- Cassa e banca entrano nel saldo finale dell’esercizio: alla chiusura il saldo finale è saldo iniziale di cassa e banca più incassi meno uscite del periodo.
Esempio pratico
Lo Studio Esempio prende in carico il Condominio Parco delle Querce (Bergamo, 10 unità su Scala A e Scala B) dal 1° gennaio 2026. Il rendiconto 2025 del predecessore riporta:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Saldo del conto corrente al 31/12/2025 | 15.400,00 € |
| Cassa contanti | 0,00 € |
| Interno A3 (Stefano Moretti), a debito | 320,00 € |
| Interno B4 (Matteo Leone), a credito | 85,00 € |
L’amministratrice crea «Ordinario 2026» dal 01/01/2026 al 31/12/2026 con saldo banca 15.400,00 € e cassa 0,00 €, poi in Saldi Riporto aggiunge un debito di 320,00 € su A3 e un credito di 85,00 € su B4. Il riepilogo mostra 320,00 € di debiti, 85,00 € di crediti e un saldo a debito di 235,00 €.
Per altri condòmini usa il file ricevuto dal predecessore, a colonna unica: «A1; 40,00», «A2; 0,00», «A5; -150,00», «B2; -210,50». Con «Colonna unica (+/-)» EasyCondo crea un credito di 40,00 € per A1, due debiti di 150,00 € e 210,50 € per A5 e B2 e salta A2, che è in pari.
Infine emette le rate dell’anno con Nuova rata, ricorrenza «Trimestrale» (quattro scadenze), spuntando «Includi debiti/crediti anni precedenti»: Stefano Moretti trova 80,00 € in più su ciascuna delle sue quattro rate (320,00 € ÷ 4), mentre a Matteo Leone ogni rata scende di 21,25 € (85,00 € ÷ 4).
Errori frequenti
- Invertire il segno nel file a colonna unica. Nell'import con «Colonna unica (+/-)» un importo positivo è un credito del condòmino e uno negativo è un debito. Molti prospetti dei predecessori usano la convenzione opposta (positivo = da versare): in quel caso scegli «Due colonne (Debiti + Crediti)» oppure cambia il segno prima di caricarlo.
- Inserire i saldi prima delle unità. Ogni saldo si aggancia al numero interno: se l'unità non esiste ancora, la riga va in errore («unità non trovata nel condominio»). Prima importa le unità, poi i saldi.
- Mettere a saldo iniziale l'intero estratto conto senza riconciliarlo. Il «Saldo Iniziale Banca» deve essere il saldo del conto alla data di inizio dell'esercizio, lo stesso del rendiconto di consegna: altrimenti il saldo finale del primo rendiconto non torna.
- Emettere le rate dell'anno senza spuntare «Includi debiti/crediti anni precedenti». Senza quella casella i debiti riportati restano fuori dalle rate: la trovi in Altro → Nuova rata, in Altro → Rate da preventivo e in «Genera tutte le rate» del preventivo, e un saldo già messo in rata non si addebita di nuovo. I crediti si possono scalare anche rispondendo «Crea e applica» alla domanda «Applicare i crediti disponibili?».
- Lasciare i debiti vecchi senza azione. Salvo dispensa espressa dell'assemblea, l'amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito esigibile è compreso (art. 1129, nono comma, c.c.): un debito ereditato va verificato e sollecitato subito, anche perché per alcune posizioni quel termine può essere già trascorso.
Domande frequenti
Devo inserire i saldi iniziali anche se il condominio era già gestito con EasyCondo?
No. Se l'esercizio precedente è in EasyCondo, chiudilo e usa «Crea Successivo»: i saldi finali per unità diventano da soli i saldi iniziali del nuovo esercizio, con origine «Auto». In quel caso l'import da file è bloccato, proprio per non duplicarli.
Con il cambio di amministratore i debiti dei condòmini si perdono?
No. Il debito del condòmino è verso il condominio, non verso l'amministratore: il nuovo amministratore lo riporta tra i saldi iniziali e ne cura la riscossione, anche con decreto ingiuntivo per i contributi di uno stato di ripartizione approvato (art. 63 disp. att. c.c.). Va verificato subito, perché salvo dispensa dell'assemblea deve agire per la riscossione forzosa entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio in cui il credito è compreso (art. 1129 c.c.) e le posizioni più vecchie possono essere prescritte.
Che fine fa il credito di un condòmino?
Diventa un credito spendibile dell'unità, visibile in Contabilità → Rate e spese → Altro → Crediti delle unità. Lo puoi scalare dalle rate (includendo i riporti nella rata, rispondendo «Crea e applica» quando emetti le rate o con «Applica» su una rata da pagare) oppure rimborsare.
Posso correggere un saldo dopo averlo inserito?
Sì, finché l'esercizio è aperto e il saldo non è già entrato in una rata: in «Saldi Riporto» usa la matita per cambiare importo e descrizione o il cestino per eliminarlo. I saldi con origine «Auto», arrivati dalla chiusura dell'esercizio precedente, non si modificano lì.
Cosa devo chiedere al vecchio amministratore?
Il rendiconto approvato con lo stato patrimoniale, l'elenco delle posizioni dei singoli condòmini, l'estratto del conto corrente alla data di consegna, i registri, la situazione dei fornitori e delle ritenute da versare e la documentazione delle cause e dei solleciti in corso. L'art. 1129, ottavo comma, c.c. lo obbliga a consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini.
Strumenti e norme collegati
Il codice civile, articolo per articolo
- Art. 1129 c.c.: Nomina, revoca e obblighi dell'amministratore
- Art. 1130-bis c.c.: Rendiconto condominiale
- Art. 63 disp. att. c.c.: Riscossione dei contributi e condòmini morosi