Importare le unità immobiliari da Excel o CSV

Quando prendi in carico un condominio, l’elenco delle unità con millesimi e proprietari è quasi sempre già in un foglio Excel. Invece di ricopiarlo a mano puoi importare l’anagrafica da Excel o CSV in pochi minuti, e poi controllare riga per riga cosa è entrato.

Cosa dice la norma

L’amministratore cura il registro di anagrafe condominiale, con le generalità dei proprietari, dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento (ad esempio gli inquilini), il codice fiscale, la residenza o il domicilio, i dati catastali di ogni unità e i dati sulle condizioni di sicurezza delle parti comuni (art. 1130 c.c., n. 6). Le variazioni vanno comunicate all’amministratore per iscritto entro sessanta giorni. L’import serve a partire con i dati che hai già; l’anagrafe va poi completata e aggiornata, e per raccogliere i dati mancanti puoi usare il registro di anagrafe condominiale gratuito, con la lettera ai condòmini.

I millesimi vengono, salvo diversa indicazione del titolo, dalle tabelle allegate al regolamento (art. 68 disp. att. c.c.): l’import li riporta, non li calcola. Prima di caricarli verifica che la tabella sommi 1000, a meno di piccoli arrotondamenti. Se trovi un errore, non correggerlo solo nel file: le tabelle si rettificano o modificano all’unanimità o, nei casi di errore o di valore alterato per più di un quinto, con la maggioranza dell’art. 1136, secondo comma (art. 69 disp. att. c.c.).

Come si fa, passo passo

1. Prepara il file. Una riga per unità e, in cima, una riga di intestazione. Colonne utili: «Interno» (obbligatoria), «Piano», «Millesimi», «Descrizione», «Email», «Nome», «Cognome», «Codice fiscale», «Telefono». Il numero interno deve essere univoco nel condominio: cantine e box hanno il loro (es. «C1», «B1»).

2. Apri l’import. In Anagrafica → Condomini e unità, scheda Unità, clicca Importa. Scegli il «Condominio di destinazione», clicca sull’area «Trascina o clicca per caricare» e seleziona il file dal computer: nonostante la scritta, il trascinamento del file nell’area non funziona.

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3. Controlla la mappatura delle colonne. EasyCondo legge le intestazioni e propone l’abbinamento: «Numero Interno», «Piano», «Millesimi», «Descrizione» e, nei «Dati Proprietario (opzionale)», «Email», «Codice fiscale», «Nome», «Cognome», «Telefono». Correggi i campi sbagliati e lascia «— Non importare —» su quelli che non vuoi. Più in basso l’«Anteprima dati» mostra le prime righe come le ha lette.

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4. Scegli le opzioni. Sotto la mappatura trovi due caselle (la prima riga del file è sempre l’intestazione):

   • «Aggiorna unità esistenti», già attiva: aggiorna le unità con lo stesso interno invece di saltarle, e una cella vuota o a zero non cancella il valore già registrato;
   • «Invia ora gli inviti ai proprietari con email»: manda le credenziali del portale subito dopo l’import. Se la lasci spenta non parte nessuna email.

5. Importa e leggi l’esito. Clicca Importa. Il riepilogo conta le unità «Create», «Aggiornate» e «Saltate». Sotto, la tabella «Esito per riga» mostra per ogni riga l’interno, l’esito («Creata», «Aggiornata», «Saltata», «Errore»), il proprietario e le note, ad esempio proprietario senza email, codice fiscale non valido, telefono troppo lungo o millesimi non validi.

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6. Completa i dati. In Anagrafica → Proprietari e inquilini sostituisci la data di inizio della proprietà, che l’import registra come presunta, con quella dell’atto. Poi crea le tabelle in Anagrafica → Tabelle millesimali e, quando i dati sono controllati, invita i proprietari con Invita i condomini, nella stessa scheda Unità: il pulsante compare finché c’è qualcuno da invitare.

Come preparare il file Excel dell’anagrafica

EasyCondo riconosce le colonne dal titolo, anche se non è identico: basta che contenga la parola chiave. Quello che non riconosce lo abbini a mano nella mappatura.

Qualche accorgimento evita le correzioni dopo:

• Una riga per unità, non per persona. Se un’unità ha più comproprietari, nel file metti il proprietario di riferimento; gli altri titolari si aggiungono in Proprietari e inquilini, con le quote.
• Interni scritti sempre allo stesso modo. «3», «Int. 3» e «03» sono tre unità diverse. Lo stesso numero interno servirà poi per importare i saldi iniziali.
• Nessuna riga di totale in fondo. Una riga con «Totale» nella colonna dell’interno e 1000 millesimi verrebbe creata come un’unità.
• Excel o CSV, senza formule da ricalcolare. Se esporti da un altro gestionale, apri il file e controlla i millesimi prima di caricarlo: devono essere numeri, senza unità di misura o note nella stessa cella.

Come EasyCondo tratta i proprietari

• Con email valida: il proprietario viene creato, o riconosciuto se esiste già, e collegato all’unità. Riceve l’invito al portale solo se lo chiedi.
• Senza email: se ci sono nome e cognome o il codice fiscale, viene registrato senza accesso al portale. Lo stesso nominativo su più righe, ad esempio appartamento e box, diventa una sola persona.
• Su un’unità che ha già un proprietario: solo un’email nel file lo sostituisce. Se il file indica una persona diversa da quella registrata, l’unità si aggiorna ma il proprietario resta lo stesso, e la nota lo spiega. Un passaggio di proprietà si registra con Cambio proprietario, dalla riga dell’unità in Condomini e unità, con la data dell’atto.
• Email di un amministratore: la riga va in errore. I condòmini devono avere un’email personale diversa da quella con cui lavori nello studio.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 (Milano, 9 unità) l’amministratrice deve aggiungere tre cantine. Prepara il file unita-cantine-esempio.csv, separato da punto e virgola, con le colonne Interno, Piano, Millesimi, Nome, Cognome ed Email:

Le cantine hanno 0 millesimi base perché nel regolamento di esempio il loro valore è già compreso nella tabella generale: in molti condomini, invece, cantine e box hanno millesimi propri, e in quel caso vanno riportati quelli della tabella approvata. EasyCondo abbina da solo «Interno», «Piano», «Millesimi», «Nome», «Cognome» ed «Email» e conta 3 righe da importare. Con la casella degli inviti spenta, l’esito è: 3 create, 0 aggiornate, 0 saltate, con l’avviso: «Nessuna email è stata inviata. Quando sei pronto, usa “Invita i condomini” per mandare le credenziali a 3 proprietari con email.»