Voci di spesa e modelli ricorrenti: impostare il piano dei conti

Prima di registrare la prima spesa conviene decidere come classificarla. Il piano dei conti del condominio, cioè l’elenco delle voci di spesa, stabilisce con quale tabella si ripartisce ogni costo e come si leggeranno preventivo e consuntivo. Si imposta una volta, in pochi minuti.

Cosa dice la norma

L’art. 1123 c.c. fissa tre criteri di riparto, salvo diversa convenzione:

• le spese per le parti e i servizi comuni, in proporzione al valore della proprietà di ciascuno;
• quelle per cose destinate a servire i condòmini in misura diversa, in proporzione all’uso che ciascuno può farne;
• quelle per scale, cortili o impianti che servono solo una parte dell’edificio, a carico del gruppo di condòmini che ne trae utilità.

Per scale e ascensore la manutenzione e la sostituzione seguono anche l’art. 1124 c.c. (metà in base al valore delle unità, metà in base all’altezza del piano dal suolo), mentre per la pulizia gli orientamenti non sono uniformi e conta molto il regolamento. Per questo ogni voce va collegata alla tabella giusta: generale, scale, ascensore, riscaldamento.

Il rendiconto deve indicare le voci di entrata e di uscita in modo da consentire l’immediata verifica (art. 1130-bis c.c.). Un piano dei conti stabile, con le stesse voci in preventivo e consuntivo, rende il confronto leggibile per l’assemblea e per il revisore.

La legge non impone un piano dei conti standard: la classificazione delle voci la sceglie l’amministratore, mentre i criteri di riparto vengono dalla legge, dal regolamento e dalle delibere, non dal gestionale.

Per una verifica veloce del riparto senza registrarti puoi usare il calcolo delle spese condominiali per millesimi.

Come si fa, passo passo

1. Controlla le tabelle millesimali. In Anagrafica → Tabelle millesimali verifica che esistano le tabelle che ti servono (proprietà generale, scale, ascensore, riscaldamento) e che ognuna sommi 1000.

2. Genera le voci standard. Apri Contabilità → Voci di spesa, scegli il condominio e clicca Genera Default. EasyCondo crea dieci voci con codice, nome e tipo; il messaggio finale elenca i collegamenti fatti e le voci da collegare a mano.

   • Pulizia Scale, Ascensore, Riscaldamento e Acqua si collegano alla tabella di quel tipo, se il condominio ne ha una sola.
   • Tutte le altre, comprese Spese Generali e Manutenzione Ordinaria, restano sui millesimi base dell’unità, anche se hai una tabella di proprietà generale: se quella tabella non coincide con i millesimi base, collegala tu.

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3. Aggiungi le voci che mancano. Clicca Nuovo Capitolo e compila «Codice» (es. ORD-007), «Nome», una descrizione facoltativa, «Tipo» (Ordinaria, Straordinaria, Riscaldamento, Ascensore, Scale, Acqua, Pulizia, Giardinaggio, Assicurazione, Amministrazione, Altro), «Competenza» e «Tabella Millesimale», oppure «Usa millesimi base». Conferma con Crea Capitolo. Il codice deve essere unico nel condominio.

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4. Sistema tabella e competenza. Con la matita apri una voce e correggi la tabella o la «Competenza»: «Proprietario», «Conduttore (Inquilino)» o «Proprietario e Conduttore». Per decidere chi paga cosa tra proprietario e inquilino puoi partire dalla tabella di ripartizione tra proprietario e inquilino.

5. Disattiva ciò che non usi. Togli la spunta da «Capitolo attivo» alle voci che non servono: spariscono dagli elenchi, e con «Mostra inattivi» le ritrovi. Il cestino elimina solo le voci senza spese.

6. Usa le voci nel lavoro di ogni giorno. Nel preventivo, in Contabilità → Esercizi e preventivi, ogni riga richiede un «Capitolo»; in Contabilità → Rate e spese → Nuova spesa scegli il «Capitolo di Spesa» e, se non indichi un’altra tabella, la spesa si ripartisce con quella della voce.

7. Salva i modelli delle spese che si ripetono. In Contabilità → Rate e spese → Altro → Spese ricorrenti scegli il condominio e clicca Nuovo Template. Indica «Nome Template», «Categoria», «Titolo Default», la descrizione e le quote di riparto, che devono sommare al 100%, poi conferma con Crea Template.

   Il modello ha anche l’interruttore «Genera rate automaticamente»: se è acceso, scegliendo il modello in Nuova spesa la casella «Emetti subito le rate ai condomini» parte già spuntata. Puoi sempre toglierla, ad esempio per una spesa già coperta dagli acconti del preventivo.

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Come costruire un piano dei conti leggibile

Un buon piano dei conti è corto e stabile. Qualche regola pratica:

• Una voce per ogni modo di ripartire, non per ogni fornitore. «Manutenzione ascensore» è una voce; «Elevatori Lombardi» è un fornitore, che si indica sulla spesa. Cambiare ditta non deve cambiare il piano dei conti.
• Codici con un prefisso per famiglia. Lo schema di «Genera Default» (ORD per le ordinarie, ASC, RIS, ACQ per i servizi con tabella propria, STR per le straordinarie) ordina già bene l’elenco; per le voci nuove continua la numerazione, ad esempio ORD-007.
• Straordinarie separate dalle ordinarie. Le spese straordinarie si approvano con delibere proprie e spesso con maggioranze diverse, e per le opere di manutenzione straordinaria va costituito un fondo speciale (art. 1135, primo comma, n. 4, c.c.): tenerle su voci distinte rende il consuntivo più chiaro, aiuta a seguire i lavori e semplifica il conto tra proprietario e inquilino.
• Una voce per tabella particolare. Se le scale A e B hanno tabelle diverse, crea due voci di pulizia, una per scala: è il caso tipico in cui «Genera Default» non può scegliere da solo la tabella.
• Lo stesso piano dei conti per tutto l’anno. Aggiungere voci durante l’esercizio va bene; rinominarle o spostarle di tabella a metà anno rende difficile confrontare preventivo e consuntivo.

Il «Tipo» della voce (Ordinaria, Ascensore, Pulizia…) serve soprattutto a classificare e filtrare l’elenco; il riparto, invece, dipende dalla tabella millesimale scelta.

Come si usa un modello per le spese ricorrenti

I modelli non programmano nulla: la pulizia mensile la registri ogni mese, ma in pochi secondi e sempre con lo stesso riparto.

1. In Nuova spesa apri la sezione «Template Spesa (opzionale)» e clicca sul modello.
2. EasyCondo precompila titolo, descrizione e categoria e applica il riparto salvato, anche su più voci con percentuali diverse.
3. Indica importo, data e dati della fattura.

Dalla stessa sezione puoi creare un modello nuovo con Nuovo senza uscire dalla spesa.

Una spesa creata da un modello con più voci non ha una voce sola: nel riepilogo «Spese per Capitolo» del consuntivo il suo importo si divide fra le voci del modello, con le stesse percentuali del riparto.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 (Milano, 9 unità con box B1) ci sono le tabelle A Proprietà, B Scale, C Ascensore e D Riscaldamento. L’amministratrice clicca Genera Default: «Ascensore» (ASC-001) si collega da sola alla Tabella C, «Pulizia Scale» (ORD-002) alla Tabella B, «Riscaldamento» (RIS-001) alla Tabella D. «Acqua» resta sui millesimi base perché il condominio non ha una tabella dell’acqua: se in futuro si installeranno i contatori e si creerà quella tabella, basterà collegarla a mano.

Poi aggiunge ORD-007 Manutenzione cancello automatico, tipo Ordinaria, competenza Proprietario, sui millesimi base.

Infine salva due modelli in Spese ricorrenti:

Quando arriva la fattura da 500,00 € dell’impresa che cura piccola manutenzione e pulizia delle parti comuni, sceglie il primo modello: 300,00 € (60%) si ripartiscono come la voce Manutenzione Ordinaria, cioè sui millesimi base, e 200,00 € (40%) come Pulizia Scale, cioè sulla Tabella B Scale, senza ricomporre ogni volta il riparto. Le percentuali fisse vanno bene se rispecchiano il contratto con l’impresa: se una fattura indica importi diversi per i due servizi, conviene seguire quelli.

Nel consuntivo dell’esercizio, aperto da Contabilità → Esercizi e preventivi con Azioni → Consuntivo, la fattura compare in «Spese per Capitolo» già divisa: i 300,00 € nel totale di Manutenzione Ordinaria (ORD-003) e i 200,00 € in quello di Pulizia Scale (ORD-002).

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