Chiusura dell'esercizio condominiale e apertura del successivo

A fine anno l’amministratore deve fissare i conti: quanto c’è in cassa, chi deve ancora pagare e chi ha versato in più. È anche il momento in cui un errore costa di più, perché i saldi passano all’anno dopo. Ecco come si fa la chiusura dell’esercizio condominiale in EasyCondo e come si apre il successivo.

Cosa dice la norma

L’amministratore redige il rendiconto condominiale annuale della gestione e convoca l’assemblea per approvarlo entro centottanta giorni, che secondo l’interpretazione prevalente decorrono dalla fine dell’esercizio (art. 1130, n. 10, c.c.).

Il rendiconto contiene le voci di entrata e di uscita, la situazione patrimoniale, i fondi disponibili e le riserve, e si compone di registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa (art. 1130-bis c.c.). Scritture e documenti giustificativi si conservano per dieci anni.

La legge non impone un criterio contabile preciso. Nella prassi, e secondo l’orientamento prevalente, il rendiconto segue la cassa (entrate e uscite effettive dell’anno) ed è completato dalla situazione patrimoniale, cioè crediti verso i condòmini, debiti verso fornitori e fondi, così che ogni movimento appartenga a un solo esercizio e i saldi siano verificabili.

L’approvazione del rendiconto e la decisione sull’impiego del residuo attivo spettano all’assemblea (art. 1135 c.c.). Chiudere l’esercizio nel gestionale non sostituisce l’approvazione: serve a rendere definitivi i numeri che porterai in assemblea e a ripartire da quelli l’anno dopo.

Come si fa, passo passo

1. Registra tutto quello che manca. Prima di chiudere inserisci le ultime fatture dell’anno, i pagamenti ricevuti e le segnalazioni dei condòmini: in Contabilità → Rate e spese → Altro controlla Pagamenti segnalati (da confermare o rifiutare) e Versamenti da abbinare (bonifici non ancora collegati a una rata).

2. Controlla il consuntivo. In Contabilità → Esercizi e preventivi apri Azioni → Consuntivo. Verifica il totale delle uscite, le Spese non ripartite e la tabella Saldi per unità a fine esercizio (saldo iniziale, spese di competenza, rettifiche, versamenti, interessi e saldo finale di ogni unità). Da qui scarichi il rendiconto con Anteprima PDF e Scarica PDF.

3. Leggi gli avvisi di chiusura. Clicca Azioni → Chiudi Esercizio. Prima di confermare, EasyCondo elenca cosa controllare: data di fine non ancora raggiunta, rate non scadute da incassare, spese ripartite inferiori al preventivo, pagamenti segnalati da confermare, pagamenti orfani (non più collegati a una rata). Gli avvisi non bloccano la chiusura, ma ognuno spiega cosa succederà ai saldi.

   

4. Chiudi l’esercizio. Clicca Chiudi esercizio. EasyCondo calcola il saldo finale (saldi iniziali di cassa e banca, più gli incassi, meno le spese pagate e le ritenute versate nel periodo) e mostra «Esercizio chiuso con successo. Saldo finale: …».

   L’esercizio diventa «Chiuso»: spese, riparti, rate e pagamenti che cambierebbero i saldi non si modificano più.

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5. Crea l’esercizio successivo. Sull’esercizio chiuso apri Azioni → Crea Successivo. Nome e date sono proposti in automatico (ad esempio «Ordinario 2026», dal 01/01 al 31/12): correggili se serve e clicca Crea Esercizio.

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6. Verifica il riporto. Il nuovo esercizio eredita il saldo finale come saldo iniziale e, per ogni unità, il saldo a debito o a credito: è il conguaglio dell’anno chiuso. Al termine EasyCondo indica quanti saldi sono stati riportati e il totale di debiti e crediti; nel nuovo esercizio li ritrovi in Azioni → Saldi Riporto, marcati «Automatico».

   Ogni credito riportato diventa un credito dell’unità, utilizzabile sulle rate successive. È la soluzione più comune, ma se l’assemblea decide un impiego diverso del residuo attivo, ad esempio un rimborso o un accantonamento, lo registri nel nuovo esercizio.

7. Emetti le rate del nuovo anno. Prepara il preventivo del nuovo esercizio e genera le rate. Alla domanda sui crediti rispondi Crea e applica per usare subito i crediti riportati; per mettere in rata debiti e crediti riportati spunta Includi debiti/crediti anni precedenti, presente in Genera tutte le rate, in Genera Rate della voce del preventivo e in Nuova rata: un saldo già messo in rata non si addebita di nuovo.

8. Riapri solo se serve, e solo prima del riporto. Se ti accorgi di un errore prima di aver creato il successivo, Azioni → Riapri Esercizio rende di nuovo modificabili spese, rate e pagamenti e azzera il saldo finale della chiusura; ricordati di richiuderlo per ricalcolarlo. Dopo «Crea Successivo» «Riapri Esercizio» non compare più nel menu: la correzione si registra nell’esercizio in corso.

Come EasyCondo calcola i saldi

• Saldo finale dell’esercizio. Segue la cassa: saldo iniziale, più i versamenti reali dei condòmini, meno le spese pagate e le ritenute versate con data nell’esercizio, qualunque sia l’anno di competenza della spesa. Ogni euro entra o esce in un solo esercizio, così il saldo finale coincide con il saldo iniziale del successivo. Cassa e banca non sono distinte: tutto il saldo finale va su un’unica voce.
• Saldo di ogni unità. È il saldo iniziale riportato, più la quota delle spese ripartite, più rettifiche e interessi, meno i versamenti. Le rate sono acconti e non contano nel saldo: per questo una rata non ancora scaduta risulta comunque come debito nel riporto, e chi ha pagato rate superiori alle spese effettive si ritrova a credito.
• Pagamenti tardivi. Tra la chiusura e «Crea Successivo» gli incassi sulle rate dell’anno chiuso vengono rifiutati. Dopo il riporto un pagamento su una rata dell’anno chiuso viene attribuito al nuovo esercizio e riduce il debito riportato.
• Cosa non fa. Non convoca l’assemblea e non invia il rendiconto ai condòmini: il PDF del consuntivo lo scarichi e lo alleghi tu alla convocazione.

Checklist per la chiusura dell’esercizio condominiale

Prima di cliccare Chiudi Esercizio conviene spuntare questi punti, nell’ordine:

• Fatture: tutte le fatture con data nell’esercizio sono registrate in Rate e spese, con la voce di spesa giusta, e quelle già pagate al fornitore riportano la data di pagamento.
• Ritenute: le ritenute d’acconto risultano versate con F24 nello scadenzario; quelle di dicembre si versano entro il 16 gennaio e nel consuntivo compaiono tra le Ritenute da versare.
• Incassi: i bonifici dell’estratto conto bancario sono registrati, i versamenti da abbinare sono collegati alle rate e i pagamenti segnalati dai condòmini sono confermati o rifiutati.
• Riparti: nel consuntivo non restano Spese non ripartite, oppure sai perché ci sono (ad esempio una spesa a carico del solo condominio).
• Banca: il saldo finale calcolato coincide con il saldo dell’estratto conto al 31/12, al netto di eventuali movimenti in transito che sai spiegare.
• Morosi: i solleciti dell’anno sono partiti e sai quali debiti verranno riportati.

Se un punto non torna, è meglio sistemarlo prima: dopo Crea Successivo ogni correzione diventa una rettifica nell’anno nuovo.

Quando chiudere: prima o dopo l’assemblea

In EasyCondo il nuovo esercizio riceve i debiti e i crediti delle unità solo se nasce con Crea Successivo, e Crea Successivo è disponibile solo sull’esercizio chiuso. In pratica conviene chiudere appena le registrazioni dell’anno sono complete, di solito tra gennaio e febbraio, così le rate del nuovo anno partono con i riporti già calcolati.

Il rendiconto approvato dall’assemblea nei mesi successivi è quello dell’esercizio chiuso; se l’assemblea chiede una correzione, la registri come rettifica nell’esercizio in corso.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 l’esercizio «Ordinario 2025» si è chiuso con spese per 26.265,90 €, incassi per 25.898,00 € e un saldo finale di 9.480,71 €. Il saldo segue la cassa: 9.500,00 € di saldi iniziali, più gli incassi, meno le uscite dell’anno. La bolletta elettrica di dicembre, pagata a febbraio, e le ritenute di dicembre, versate a gennaio (348,61 € in tutto), escono nel 2026.

Con Crea Successivo è nato «Ordinario 2026», dal 01/01/2026 al 31/12/2026, con saldo iniziale di 9.480,71 € e nove riporti per unità: l’interno 2, che non aveva completato i versamenti, parte con un debito di 583,07 €, il box B1 con un debito di 14,08 €, gli altri sette interni, che avevano versato più delle spese effettive, con crediti tra 24 e 38 €.

A ottobre 2026 lo stesso controllo sull’esercizio in corso segnala 51 rate non scadute da incassare per 8.214,25 €, spese ripartite per 21.489,03 € contro un preventivo di 27.295,00 € e un pagamento segnalato da confermare di 147,11 €. Sono avvisi normali a metà anno: dicono che è presto per chiudere. A fine dicembre, registrate le ultime fatture e confermati i pagamenti, la chiusura riporterà nel 2027 saldi coerenti con il consuntivo da portare in assemblea.