Passaggio di consegne tra amministratori: documenti da chiedere

Il passaggio di consegne è il momento in cui il nuovo amministratore riceve dal precedente carte, registri e conti del condominio. Questa guida elenca cosa chiedere e poi mostra come caricare in EasyCondo unità, saldi dei condòmini e documenti, in modo da emettere le prime rate su numeri verificati.

Cosa dice la norma

Alla cessazione dell’incarico l’amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini e compiere le attività urgenti per evitare danni agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi (art. 1129, ottavo comma, c.c.). Lo stesso articolo impone il conto corrente intestato al condominio, su cui far transitare incassi e pagamenti.

Tra i documenti ci sono i registri obbligatori dell’art. 1130 c.c. (anagrafe condominiale, verbali delle assemblee, nomina e revoca dell’amministratore, contabilità) e i rendiconti con i documenti giustificativi (art. 1130-bis c.c.). Se l’uscente non consegna, il condominio può rivolgersi al giudice, anche in via d’urgenza (art. 700 c.p.c.). L’uscente deve inoltre rendere il conto della gestione (art. 1713 c.c.).

Sul piano fiscale il condominio è sostituto d’imposta: il nuovo amministratore comunica la variazione del rappresentante all’Agenzia delle Entrate (con il modello AA5/6, o AA7/10 se il condominio ha partita IVA, entro 30 giorni dalla nomina) e verifica che gli F24 delle ritenute siano stati versati.

Cosa chiedere al vecchio amministratore

• registro di anagrafe condominiale (se manca, puoi ricostruirlo con il registro di anagrafe), dei verbali, di nomina e revoca, di contabilità;
• ultimo rendiconto approvato e rendiconto di gestione fino alla data delle consegne, con i saldi di ogni unità;
• estratti del conto corrente e consistenza di cassa alla data delle consegne;
• regolamento, tabelle millesimali, contratti di fornitura e manutenzione, polizze;
• fatture ricevute e non pagate, F24 versati, CU e 770 degli ultimi anni;
• elenco dei morosi con solleciti, decreti ingiuntivi e cause in corso;
• certificazioni degli impianti, libretti, chiavi e codici.

Alla consegna i due amministratori firmano un verbale di consegna con l’elenco analitico dei documenti ricevuti e di quelli mancanti. CU e 770 sono del condominio, che è il sostituto d’imposta: di regola li firma l’amministratore in carica alla scadenza e comprendono le ritenute operate dal predecessore nell’anno di riferimento. Fatti consegnare gli F24 quietanzati e il dettaglio delle ritenute per percipiente; se risultano ritenute non versate, regolarizzale con il ravvedimento.

Come si fa, passo passo

1. Crea il condominio. In Anagrafica → Condomini e unità, scheda Condomini, clicca Nuovo Condominio: nome, indirizzo, codice fiscale, IBAN, email, telefono e tasso degli interessi di mora. Conferma con Crea Condominio.

2. Importa le unità. Nella scheda Unità clicca Importa, scegli il condominio e carica il file (CSV, .xlsx o .xls). Nella «Mappatura Colonne» abbina Numero Interno (l’unico obbligatorio), Piano, Millesimi e Descrizione e, nei «Dati Proprietario (opzionale)», Email, Codice fiscale, Nome, Cognome e Telefono. EasyCondo propone da solo le colonne in base alle intestazioni (vedi come importare le unità da Excel). L’esito mostra le unità create, aggiornate e saltate, riga per riga.

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3. Completa le tabelle millesimali. Con le unità arrivano i millesimi base. Le altre tabelle (scale, ascensore, riscaldamento) si creano in Anagrafica → Tabelle millesimali → Nuova Tabella: apri «Valori», parti da Copia Base se serve e inserisci i millesimi del tecnico. La somma deve fare 1000.

4. Inserisci i fornitori. In Anagrafica → Fornitori → Nuovo Fornitore registra ditte e professionisti con partita IVA e codice fiscale. Per chi è soggetto a ritenuta attiva «Ritenuta d’Acconto» e scegli l’aliquota (4% per appalti e servizi, 20% per il lavoro autonomo). Per società di capitali, cooperative ed enti soggetti IRES spunta «Soggetto IRES» (codice tributo 1020); le società di persone restano su 1019.

5. Apri l’esercizio con cassa e banca. In Contabilità → Esercizi e preventivi clicca Nuovo Esercizio e riporta nei campi «Saldo Iniziale Cassa (€)» e «Saldo Iniziale Banca (€)» le consistenze alla data delle consegne, prese dall’estratto conto.

6. Importa debiti e crediti dei condòmini. Dal menu dell’esercizio aperto scegli Saldi Riporto, poi Importa da File. Con «Colonna unica (+/-)» un importo positivo è un credito del condòmino e uno negativo un debito; con «Due colonne (Debiti + Crediti)» gli importi sono sempre positivi. Con la colonna unica un avviso ricorda che molti gestionali esportano il segno opposto: controlla un condòmino che conosci. Controlla l’anteprima e clicca Importa Saldi: le righe a zero vengono saltate. Per un singolo saldo usa Aggiungi Riporto.

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7. Registra le fatture ancora da pagare. EasyCondo non importa i debiti verso i fornitori: inserisci ogni fattura aperta in Contabilità → Rate e spese come spesa non pagata (o importa il file XML della fattura elettronica). Così entrerà nelle ritenute e nello scadenzario F24 quando la paghi. Registra solo le fatture non ancora ripartite nel rendiconto precedente: quelle già ripartite sono già nei saldi dei condòmini e verrebbero addebitate due volte.

8. Archivia i documenti ricevuti. In Vita condominiale → Documenti → Carica Documento scegli file, condominio, titolo e categoria (Verbali assemblea, Bilanci e rendiconti, Regolamento e tabelle millesimali, Contratti e polizze, Comunicazioni, Fatture, Altro, oppure una nuova). I documenti sono visibili a tutti i condòmini del condominio: per quelli riservati, come le pratiche legali sui morosi, valuta se caricarli.

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9. Invita i condòmini. Quando anagrafe e saldi sono controllati, nella scheda Unità clicca Invita i condomini: ricevono le credenziali solo i proprietari con email che non hanno ancora fatto il primo accesso.

Cosa EasyCondo non importa

• Tabelle millesimali diverse da quella base, fornitori e storico dei movimenti degli anni precedenti: si parte dai saldi.
• Conduttori e altri titolari (usufruttuari, nudi proprietari): si aggiungono in Anagrafica → Proprietari e inquilini.
• Contenziosi e pratiche legali: non c’è un registro dedicato; si archiviano come documenti.
• Unità oltre il limite del piano di abbonamento: l’import si ferma alle unità disponibili.

Esempio pratico

Il nuovo amministratore di un condominio di 10 unità su due scale, appena preso in carico, riceve dal precedente un CSV con i saldi di fine gestione:

Con la «Colonna unica (+/-)» EasyCondo crea 1 credito (A1, 40,00 €), 2 debiti (A5, 150,00 €, e B2, 210,50 €) e salta la riga di A2. In Rate e spese → Altro → Nuova rata la casella «Includi debiti/crediti anni precedenti» fa entrare questi importi nella prima rata dell’esercizio: A5 e B2 pagano di più, A1 di meno. La stessa casella c’è anche in «Genera tutte le rate» e in «Genera Rate» della voce del preventivo: il saldo riportato entra nelle rate una volta sola.