Anagrafe condominiale: quali dati raccogliere e come aggiornarla

L’anagrafe condominiale è il registro, obbligatorio dal 2013, che dice chi possiede o abita ogni unità dell’edificio. Serve per convocare l’assemblea, chiedere le rate alla persona giusta e rispondere ai creditori del condominio. Questa guida elenca i dati da raccogliere e mostra come tenerli aggiornati in EasyCondo, indicando anche quali dati vanno conservati fuori dall’app.

Cosa dice la norma

L’art. 1130, n. 6, c.c. impone all’amministratore di tenere il registro di anagrafe condominiale con:

• le generalità dei proprietari e dei titolari di diritti reali (usufrutto, nuda proprietà) e di diritti personali di godimento (locazione, comodato);
• il codice fiscale e la residenza o domicilio;
• i dati catastali di ciascuna unità immobiliare;
• ogni dato sulle condizioni di sicurezza delle parti comuni.

Ogni variazione va comunicata all’amministratore per iscritto entro 60 giorni. Se i dati mancano o sono incompleti, l’amministratore li chiede con raccomandata e, trascorsi 30 giorni, li acquisisce addebitando i costi ai responsabili. L’anagrafe serve anche quando un creditore del condominio chiede i dati dei condòmini morosi, che l’amministratore deve comunicare (art. 63 disp. att. c.c.). Sono dati personali: si conservano e si comunicano nel rispetto del GDPR.

Come si fa, passo passo

1. Chiedi i dati ai condòmini. Manda a ogni condòmino la scheda di rilevazione con un termine per rispondere e ricorda che le variazioni successive vanno comunicate per iscritto entro 60 giorni. Per chi non risponde, dopo la richiesta per raccomandata scattano i 30 giorni dell’art. 1130.

2. Carica unità e proprietari. In Anagrafica → Condomini e unità, scheda Unità, usa Importa per un file CSV o Excel oppure Nuova Unità per una alla volta. La scheda dell’unità ha «Numero Interno», «Piano», «Millesimi», «Descrizione» e il «Proprietario» («Nessuno», «Esistente» o «Nuovo»), con nome, cognome, email, telefono e codice fiscale.

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3. Controlla l’elenco delle unità. Dalla scheda Condomini clicca Vedi unità: per ogni interno vedi piano, millesimi, proprietario, email e stato dell’accesso («Attivo», «In attesa», «Senza accesso»). I riquadri in alto contano unità attive, in attesa, senza accesso e senza proprietario e servono da filtro.

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4. Aggiungi usufruttuari, nudi proprietari e inquilini. In Anagrafica → Proprietari e inquilini clicca Nuova Titolarità, scegli unità, titolare e «Tipo di Diritto» («Proprietà Piena», «Nuda Proprietà», «Usufrutto», «Conduttore/Inquilino»), con quota, data di inizio ed eventuale data di fine. EasyCondo indica chi sostiene le spese ordinarie e straordinarie e chi vota; le rate restano intestate all’unità e chieste al proprietario. Con l’icona «Recapito per le comunicazioni» sulla riga del titolare registri indirizzo, CAP, città, provincia e PEC per le comunicazioni: lì vanno convocazioni e solleciti per posta, e se resta vuoto si usa l’indirizzo del condominio. Il recapito vale per tutte le unità del titolare e lo vedono solo gli amministratori del tuo studio. Per l’affitto vedi come registrare l’inquilino e chi paga cosa.

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5. Registra le vendite con «Cambio proprietario». Sulla riga dell’unità clicca l’icona «Cambio proprietario»: «Data cambio», «Tipo cambio» (Vendita, Eredità, Donazione, Altro), nuovo proprietario esistente o nuovo e note. L’icona «Storico proprietari» mostra poi i passaggi con data e tipo. Chiedi copia dell’atto e archiviala.

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6. Fai aggiornare i dati dai condòmini. Con Invita i condomini i proprietari con email ricevono le credenziali. Dal loro Profilo, sezione «Dati Personali», possono correggere nome, cognome, telefono e codice fiscale. Le modifiche fatte da te sull’unità restano nell’icona «Storico modifiche».

7. Completa il registro fuori dall’app. Dati catastali (foglio, particella, subalterno) e condizioni di sicurezza delle parti comuni non hanno un campo in EasyCondo: tienili nel registro completo e aggiornali insieme ai dati dell’app.

Cosa EasyCondo tiene e cosa no

Esempio pratico

Il Condominio Via dei Tigli 12 ha 9 unità, compreso il box B1 di Luca Ferrari.

• Accessi. Le due unità di Luca Ferrari (interno 3 e box B1) risultano «Attivo» perché lui ha già fatto il primo accesso. Sei unità sono «In attesa» e Silvia Bruno (interno 8) è «Senza accesso» perché non ha dato l’email: l’amministratrice gliela chiede con la scheda dati.
• Inquilina. Marta Galli è conduttrice dell’interno 6 dal 1° settembre 2025: è registrata come «Conduttore/Inquilino», accanto alla proprietaria Elena Marino.
• Vendita. L’interno 5 è stato venduto il 1° giugno 2026 da Franco Rizzi a Chiara Lombardi. L’amministratrice ha usato «Cambio proprietario» con tipo «Vendita»: lo storico conserva il passaggio e le rate di gennaio e aprile restano a Franco Rizzi, ferma la solidarietà dell’acquirente.
• Fuori dall’app. Nel registro completo, preparato con lo strumento gratuito, l’amministratrice aggiunge per ogni unità i dati catastali; la residenza dei proprietari che non abitano nel condominio la registra in EasyCondo con «Recapito per le comunicazioni», così le raccomandate arrivano lì.