Convocare l'assemblea di condominio: termini, modi e ordine del giorno

Una convocazione sbagliata è uno dei motivi più frequenti per cui una delibera viene impugnata. Questa guida riassume termini, modi e contenuto dell’avviso e mostra come preparare l’assemblea in EasyCondo, dall’ordine del giorno all’elenco delle spedizioni. Presenze, deleghe, quorum e votazioni sono trattati nelle guide sull’assemblea indicate in fondo alla pagina.

Cosa dice la norma

L’avviso di convocazione deve contenere l’ordine del giorno, il luogo e l’ora della riunione e va comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione, con raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano (art. 66 disp. att. c.c.). Se un avente diritto non è convocato, o lo è in ritardo o in modo incompleto, la delibera è annullabile su istanza di chi non è stato convocato regolarmente, che deve impugnarla entro 30 giorni (art. 1137 c.c.).

L’amministratore convoca l’assemblea ordinaria ogni anno per approvare il rendiconto, entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 1130, n. 10, c.c.). Convoca la straordinaria quando lo ritiene necessario o quando gliela chiedono almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio: se non provvede entro dieci giorni, possono convocarla loro. La seconda convocazione va fissata in un giorno successivo a quello della prima e non oltre dieci giorni da questa (art. 1136, terzo comma, c.c.); i quorum delle due convocazioni sono nell’art. 1136 c.c..

Chi convocare. Vanno convocati tutti i comproprietari; per prudenza si convocano sia l’usufruttuario sia il nudo proprietario, come la legge impone espressamente per le delibere su miglioramenti e opere straordinarie (art. 67 disp. att. c.c.). L’inquilino vota, al posto del proprietario, sulle spese e sulla gestione del riscaldamento e del condizionamento (art. 10 L. 392/1978).

Deleghe, allegati e videoconferenza. La delega va data per iscritto e non all’amministratore; se i condòmini sono più di venti, un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini né più di un quinto del valore. All’avviso per l’assemblea ordinaria si allegano di solito rendiconto e riparto, ricordando che i documenti giustificativi si possono consultare (art. 1130-bis c.c.). L’assemblea si può tenere anche in videoconferenza, se lo prevede il regolamento o con il consenso della maggioranza dei condòmini.

Come si fa, passo passo

1. Crea l’assemblea. Apri Vita condominiale → Assemblee e clicca Nuova Assemblea. Compila «Condominio», «Tipo» (Ordinaria o Straordinaria), «Titolo», «Data Prima Convocazione», «Data Seconda Convocazione» e «Luogo». Per una riunione a distanza spunta «Modalità online/ibrida» e incolla il «Link Videoconferenza». Clicca Crea Assemblea: l’assemblea è «Programmata». EasyCondo non la crea se i millesimi delle unità non sommano 1000.

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2. Scrivi l’ordine del giorno. Apri l’assemblea, scheda Ordine del Giorno, e clicca Aggiungi Punto: «N°», «Titolo», «Descrizione» e, se il punto va votato, la spunta «Richiede votazione». Scrivi titoli precisi («Rifacimento della recinzione perimetrale: esame dei preventivi e scelta della ditta»), perché si delibera solo su ciò che è indicato.

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3. Allega la lettera di convocazione. EasyCondo non genera la lettera in PDF: preparala con luogo, data e ora delle due convocazioni e lo stesso ordine del giorno. Nella scheda Documenti clicca Carica Documento, scegli «Tipo Documento» «Lettera di Convocazione» e carica il PDF. È l’unico documento dell’assemblea che vede anche l’inquilino.

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4. Prepara l’elenco delle spedizioni. Nella scheda Informazioni, sezione «Spedizione postale della convocazione», clicca Prepara spedizioni: EasyCondo prepara una raccomandata A/R per ogni proprietario, comproprietario, nudo proprietario e usufruttuario, con nome e indirizzo del destinatario e oggetto, e indica la data entro cui devono arrivare (cinque giorni prima della prima convocazione, con un giorno di margine). Il mittente è il condominio presso lo studio, con l’indirizzo dello studio, perché le ricevute di ritorno tornino a te. Se il tempo per la raccomandata è poco, o allo studio manca un dato dell’indirizzo, compare un avviso. Dopo il primo clic il bottone diventa Aggiorna elenco. Scarica il file con Scarica CSV o Scarica JSON: contiene anche il testo semplice dell’avviso (date, luogo e ordine del giorno), non il PDF della lettera, che carichi a parte sul portale del fornitore se vuoi spedire quello. L’elenco non viene salvato: se chiudi la scheda, rifallo con Prepara spedizioni.

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5. Controlla gli indirizzi. Nel file ogni destinatario ha il recapito registrato in Anagrafica → Proprietari e inquilini con il pulsante «Recapito per le comunicazioni»; se manca, l’indirizzo del condominio con interno e piano, e l’elenco avvisa di verificare che il destinatario vi abiti. Prima di caricarlo sul portale del fornitore di stampa e recapito correggi le righe di chi abita altrove e verifica che sia scelta la raccomandata con ricevuta di ritorno. A chi ha una PEC registrata l’elenco lo ricorda: puoi mandargli la lettera via PEC. Avvisa a parte l’inquilino se all’ordine del giorno c’è il riscaldamento: non è nell’elenco.

6. Conserva le prove del ricevimento. Ricevute di ritorno, ricevute di consegna PEC e firme di consegna a mano servono a dimostrare i cinque giorni. Caricale nella scheda Documenti dell’assemblea, tipo «Altro Documento».

7. Raccogli le risposte dei condòmini. I condòmini con accesso vedono l’assemblea in Assemblee e, nella scheda Partecipazioni, scelgono «Parteciperò», «Non parteciperò» o «Delego a». Per avvisarli, nella scheda Informazioni, sezione «Avviso nell’app e per email», clicca Avvisa i condòmini: ogni avente diritto riceve una notifica e, se non l’ha disattivata, un’email con data, ora e luogo; chi è già stato avvisato non la riceve di nuovo. L’avviso non sostituisce la convocazione. Il giorno della riunione si apre la seduta con Avvia Assemblea: come registrare presenze e deleghe e calcolare il quorum è spiegato nella guida su presenze e quorum dell’assemblea.

Cosa EasyCondo non fa nella convocazione

• Non spedisce le lettere: prepara l’elenco delle raccomandate A/R per un servizio di recapito, senza il PDF della lettera, che carichi a parte. Notifica ed email di «Avvisa i condòmini» non valgono come convocazione.
• Non blocca i cinque giorni di preavviso: indica la data entro cui le lettere devono arrivare e avvisa se il tempo è poco, ma la spedizione e le prove sono tue. La seconda convocazione invece deve cadere in un giorno successivo alla prima ed entro dieci giorni, altrimenti EasyCondo non la accetta.
• Non genera la lettera di convocazione in PDF.
• Non include l’inquilino tra i destinatari delle spedizioni, anche se lui vede convocazione e ordine del giorno nel suo accesso.

Esempio pratico: date e ordine del giorno

Residenza Le Magnolie (Monza, 6 villette) convoca un’assemblea straordinaria per il 4 novembre 2026 alle 18:00, con seconda convocazione il 5 novembre. All’ordine del giorno: rifacimento della recinzione perimetrale, revisione della tabella spese del verde, varie ed eventuali.

• Scadenza del preavviso. Per la Cassazione (sent. n. 18635/2021) i cinque giorni non sono «liberi»: con la prima convocazione il 4 novembre basterebbe che le lettere arrivassero il 30 ottobre. EasyCondo tiene un giorno di margine e indica il 29 ottobre, che evita contestazioni. Con la raccomandata conviene spedire entro il 22-23 ottobre.
• Spedizioni. «Prepara spedizioni» produce 6 raccomandate A/R, una per villetta, e indica il 29 ottobre come data entro cui devono arrivare (cinque giorni prima della data dell’assemblea, più un giorno di margine). Nessun proprietario ha un recapito diverso, quindi tutte vanno a Viale delle Magnolie 3, 20900 Monza, con l’interno di ciascuno. L’amministratrice scarica il CSV, conferma che i sei proprietari abitano lì e carica il file sul portale del fornitore insieme al PDF della lettera.
• Prove. Le sei ricevute di ritorno vanno nella scheda Documenti dell’assemblea. Due proprietari confermano in app con «Parteciperò», uno delega un vicino con «Delego a».