Inquilino e spese condominiali: chi paga e come registrarlo

Le spese condominiali di un appartamento in affitto riguardano tre soggetti: il condominio, il proprietario e l’inquilino. Questa guida spiega chi deve cosa a chi e come registrare l’inquilino in EasyCondo, così le rate restano al proprietario e l’inquilino vede solo ciò che lo riguarda.

Cosa dice la norma

Verso il condominio i contributi li deve il condòmino, cioè il proprietario dell’unità, in proporzione ai millesimi (art. 1123 c.c.). Il contratto di locazione non cambia chi è il debitore: l’amministratore chiede le rate al proprietario e, se non paga, agisce contro di lui.

Tra proprietario e inquilino vale prima di tutto il contratto. Se il contratto non dice nulla, l’art. 9 della legge 392/1978 mette a carico del conduttore le spese per pulizia, funzionamento e ordinaria manutenzione dell’ascensore, fornitura di acqua, energia elettrica, riscaldamento e condizionamento, spurgo dei pozzi neri e fornitura degli altri servizi comuni, oltre al 90% del portierato, salvo una misura inferiore pattuita. L’inquilino paga entro due mesi dalla richiesta e, prima di pagare, può chiedere di vedere i documenti delle spese. Il mancato pagamento di oneri superiori a due mensilità del canone è motivo di risoluzione (art. 5 L. 392/1978). Per i contratti a canone concordato c’è la tabella degli oneri accessori allegata al D.M. 16 gennaio 2017.

L’art. 10 della stessa legge dà al conduttore il voto, al posto del proprietario, sulle spese e sulle modalità di gestione del riscaldamento e del condizionamento, e il diritto di intervenire senza voto sulle modifiche degli altri servizi comuni. Secondo la lettura prevalente il voto riguarda la gestione e le spese di esercizio, non la sostituzione o la trasformazione dell’impianto, che restano ai proprietari. L’inquilino va anche nel registro di anagrafe condominiale, tra i titolari di diritti personali di godimento (art. 1130 c.c.).

Come si fa, passo passo

1. Registra l’inquilino. Vai in Anagrafica → Proprietari e inquilini e clicca Nuova Titolarità. Scegli l’«Unità Immobiliare» e il «Titolare»; se l’inquilino non c’è ancora, apri «Crea nuovo titolare (usufruttuario, inquilino, ecc.)», scrivi email, nome, cognome, telefono e codice fiscale e clicca Crea e Seleziona: riceverà un’email di attivazione.

2. Indica tipo di diritto e date. Imposta «Tipo di Diritto» su «Conduttore/Inquilino», la «Quota (%)», la «Data Inizio» del contratto e, se la conosci, la «Data Fine (opzionale)». In «Riferimento Contratto» scrivi gli estremi della registrazione. Clicca Salva.

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3. Controlla la scheda dell’unità. L’unità mostra ora due titolarità. EasyCondo indica sulla titolarità, in base al tipo di diritto, quali spese e voti spettano: al conduttore «Spese ordinarie», al proprietario pieno anche «Spese straordinarie», «Voto ordinario» e «Voto straordinario».

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4. Imposta la competenza delle voci di spesa. In Contabilità → Voci di spesa apri la matita di ogni voce e scegli in «Competenza» tra «Proprietario», «Conduttore (Inquilino)» e «Proprietario e Conduttore». Per esempio pulizia scale e ascensore su «Conduttore (Inquilino)», manutenzione straordinaria su «Proprietario».

5. Lascia rate e solleciti al proprietario. Le rate restano intestate all’unità e richieste al proprietario, qualunque sia la competenza, e i solleciti non vanno mai al conduttore.

6. Controlla il responsabile nel riparto. In Contabilità → Riparto spese, nel dettaglio dell’unità, la colonna «Resp.» indica il conduttore sulle voci con competenza «Conduttore (Inquilino)»; con «Proprietario e Conduttore» mostra il proprietario. Il responsabile si fissa quando viene calcolato il riparto della spesa: le spese ripartite prima dell’ingresso dell’inquilino restano al proprietario.

7. Prepara il conteggio per il proprietario. A fine esercizio, dal riparto dell’unità prendi gli importi delle voci a carico del conduttore e consegnali al proprietario, che li chiederà all’inquilino. Se il contratto è iniziato o finito durante l’esercizio, il conteggio va fatto in proporzione ai giorni di locazione. EasyCondo non calcola le percentuali tra i due, né il pro rata, e non emette richieste all’inquilino.

8. Aggiorna alla fine del contratto. Quando l’inquilino lascia l’appartamento, apri la sua titolarità e inserisci la «Data Fine». Per un nuovo inquilino ripeti dal passo 1.

Cosa vede l’inquilino in EasyCondo

L’inquilino entra con le sue credenziali e trova un avviso: le quote dell’unità sono richieste al proprietario e lì non ci sono importi da pagare. Può consultare convocazione e ordine del giorno delle assemblee, le letture dei contatori della sua unità e aprire una segnalazione all’amministratore. Non vede pagamenti, situazione versamenti, documenti, verbali e presenze, e non riceve solleciti.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 l’interno 6 è di Elena Marino ed è affittato a Marta Galli dal 1° settembre 2025 con un contratto 4+4 che rinvia all’art. 9 della legge 392/1978.

• Rate. Le rate dell’interno 6 sono richieste a Elena Marino, che le paga al condominio.
• Voci. «Pulizia Scale» e «Ascensore» hanno competenza «Conduttore (Inquilino)»; «Manutenzione Straordinaria» resta al proprietario.
• Conguaglio con l’inquilina. Se nel riparto 2026 l’interno 6 ha 240,00 € di pulizia scale e 180,00 € di ascensore (consumi e manutenzione ordinaria), Elena Marino chiede a Marta Galli 420,00 €: l’esercizio 2026 è tutto dentro il contratto, quindi senza pro rata. La quota per il rifacimento della facciata resta invece interamente a Elena Marino.
• Assemblea. Marta Galli vede dal telefono la convocazione dell’assemblea; se all’ordine del giorno c’è il riscaldamento, il voto spetta a lei e va registrato nel verbale.