Spese straordinarie e fondo lavori: delibera, riparto e rate

Rifare il tetto, impermeabilizzare un terrazzo, sostituire l’ascensore: sono spese che non rientrano nel preventivo ordinario e che l’assemblea approva a parte e che richiedono un fondo speciale pari all’importo dei lavori. Questa guida spiega cosa serve per deliberarle e come registrarle in EasyCondo, dal riparto su più tabelle alle rate dedicate.

Cosa dice la norma

L’assemblea approva i lavori straordinari con le maggioranze dell’art. 1136 c.c.:

• riparazioni straordinarie di notevole entità: maggioranza degli intervenuti e almeno 500 millesimi; quelle non di notevole entità seguono le maggioranze ordinarie;
• innovazioni dell’art. 1120 c.c.: maggioranza degli intervenuti e due terzi del valore;
• innovazioni agevolate dell’art. 1120, secondo comma (risparmio energetico, barriere architettoniche, sicurezza): maggioranza degli intervenuti e metà del valore, salvo soglie più basse previste da leggi speciali.

Con la delibera l’assemblea deve costituire un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori (art. 1135, primo comma, n. 4, c.c.). Se il contratto con la ditta prevede pagamenti per stati di avanzamento, il fondo può essere costituito via via, in relazione ai singoli pagamenti. Sulla delibera che approva i lavori senza costituire il fondo la giurisprudenza è divisa tra annullabilità e nullità: meglio non correre il rischio.

La spesa si ripartisce in proporzione ai millesimi di proprietà (art. 1123 c.c.), salvo criteri diversi: scale e ascensori (art. 1124), lastrici solari di uso esclusivo (un terzo a chi ne ha l’uso e due terzi ai condòmini coperti, art. 1126 c.c.) o quelli di un regolamento contrattuale. Verso il condominio nudo proprietario e usufruttuario rispondono in solido (art. 67, ottavo comma, disp. att. c.c.); tra loro le straordinarie spettano al nudo proprietario (artt. 1004-1005 c.c.). Tra proprietario e inquilino, le straordinarie restano al proprietario.

Come si fa, passo passo

1. Prepara la voce di spesa. In Contabilità → Voci di spesa il piano dei conti predefinito ha già «STR-001 Manutenzione Straordinaria», di tipo «Straordinaria». Per un intervento importante puoi creare una voce dedicata con Nuovo Capitolo (ad esempio «Rifacimento terrazzo Scala B»), così il rendiconto la mostra separata.

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2. Fai deliberare lavori e fondo. Metti all’ordine del giorno il punto con i preventivi e il piano di versamento del fondo. Registra la votazione nell’assemblea: EasyCondo non collega la delibera alla spesa, quindi annota nel titolo o nella descrizione della spesa la data della delibera.

3. Registra la spesa. In Contabilità → Rate e spese clicca Nuova spesa: titolo, fornitore, «Categoria» «Straordinaria», «IVA %», «Imponibile (€)», «Importo Totale (€)», «Data Fattura» e «Data Scadenza». Allega preventivo o fattura. La voce di spesa si sceglie in «Capitolo di Spesa», sotto «Emetti subito le rate ai condomini», anche se non emetti le rate. Lascia spento «Pagata al fornitore» finché non paghi: se la ditta è soggetta a ritenuta, la ritenuta nascerà al pagamento.

4. Ripartisci su più tabelle. Con «Emetti subito le rate ai condomini» attivo scegli il «Metodo di Ripartizione»: «Millesimi» per una sola tabella, «Multi-Tab» per più tabelle, con una «Quota %» per riga (la somma deve fare 100). Con «Rata Unica» ogni unità ha una rata sola; con «Rate Separate» una rata per tabella. Clicca Continua.

5. Controlla la spesa e le sue rate. Apri la spesa: in alto la «Ripartizione Multi-Tab» con percentuali e importi, sotto le schede «Rate Generate» e «Ripartizione» con la quota di ogni unità. Le rate scadono alla «Data Scadenza» della spesa.

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6. Per il fondo in più scadenze, crea le rate scaglionate. Se l’assemblea ha deciso versamenti scaglionati, non emettere le rate dalla spesa: da Altro → Nuova rata imposta titolo, «Data Prima Scadenza», «Ricorrenza» (Trimestrale crea 4 scadenze, Mensile 12, Semestrale 2) e lo stesso «Metodo di Ripartizione» con l’«Importo Totale da Ripartire». EasyCondo divide l’importo tra le scadenze; il numero di scadenze dipende dalla ricorrenza e non si modifica.

7. Collega comunque la spesa al riparto. Le rate di «Nuova rata» non sono collegate alla spesa: richiamala nel titolo. Registra la spesa lasciando spento «Emetti subito le rate ai condomini», ma scegli comunque «Capitolo di Spesa» e riparto «Multi-Tab» nel «Metodo di Ripartizione»: senza capitolo la spesa non entra nel riparto né nel rendiconto per voce, e i versamenti delle rate risulterebbero crediti dei condòmini.

8. Segui incassi e pagamenti. Gli incassi si registrano come per le rate ordinarie. Quando paghi la ditta, apri la spesa con Modifica e attiva «Pagata al fornitore» con la data: in quel momento nasce l’eventuale ritenuta, che troverai nello Scadenzario F24. «Pagata al fornitore» vale per l’intero importo: per lavori pagati a stati di avanzamento registra una spesa per ogni fattura.

Cosa EasyCondo non gestisce dei lavori straordinari

• Fondo speciale separato: non c’è un saldo vincolato del fondo; gli incassi entrano nella cassa del condominio.
• Esercizio straordinario: gli esercizi non si sovrappongono; la gestione straordinaria sta nell’esercizio in corso.
• Delibera collegata: votazione e spesa non sono collegate.
• Nudo proprietario e usufruttuario: EasyCondo indica chi paga le straordinarie, ma le rate restano intestate all’unità.
• Bonus fiscali: comunicazioni all’Agenzia delle Entrate e attestazioni ai condòmini per le detrazioni non sono gestite, compresa la comunicazione annuale delle spese sulle parti comuni, da inviare entro il 16 marzo.

Esempio pratico

Il Condominio Parco delle Querce (Bergamo, 10 unità su Scala A e Scala B) deve rifare l’impermeabilizzazione del terrazzo che copre la Scala B: preventivo di 8.000,00 € più IVA al 10%, 8.800,00 € in tutto. L’assemblea approva i lavori con la maggioranza degli intervenuti e oltre 500 millesimi e, come previsto dal regolamento contrattuale, ripartisce il 60% su tutti e il 40% sulla Scala B.

• Riparto. 60% sulla Tabella A Proprietà generale = 5.280,00 €; 40% sulla tabella Scala B = 3.520,00 €.
• Rate. Con «Multi-Tab» e «Rata Unica» EasyCondo crea 10 rate con scadenza 10/07/2026: chi abita nella Scala B paga di più, ad esempio 1.232,00 € l’interno B5 e 1.293,60 € l’interno B3.
• Variante in quattro scadenze. Se l’assemblea avesse deciso il fondo in quattro rate trimestrali, con «Nuova rata», «Ricorrenza» Trimestrale e lo stesso riparto 60/40, ogni scadenza avrebbe chiesto 2.200,00 € in tutto, divisi tra le unità.