Votazioni e verbale dell'assemblea: come registrarli senza errori

Questa guida comincia dove finisce quella sul quorum dell’assemblea, che a sua volta segue la guida su come convocare l’assemblea: l’assemblea è costituita e presidente e segretario sono nominati. Si vota punto per punto, si scrive il verbale e si chiude la seduta. Più sotto trovi anche cosa deve contenere il verbale dell’assemblea condominiale, con o senza un gestionale.

Cosa dice la norma

Ogni delibera richiede due maggioranze insieme: le teste (la maggioranza degli intervenuti) e una quota del valore dell’edificio, che cambia con la materia (art. 1136 c.c.):

Per teste serve sempre la maggioranza degli intervenuti, tranne nel cambio di destinazione d’uso delle parti comuni, dove servono i 4/5 dei partecipanti al condominio.

La nomina del revisore che verifica la contabilità è facoltativa e si delibera con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore (art. 1130-bis c.c.).

Della riunione si redige il verbale, da trascrivere nel registro dei verbali tenuto dall’amministratore. Chi era assente, dissenziente o astenuto può impugnare una delibera annullabile entro trenta giorni (art. 1137 c.c.), previo tentativo di mediazione: un verbale che riporta per ogni delibera chi ha votato e con quanti millesimi rende verificabili le maggioranze. La legge non impone espressamente le firme di presidente e segretario, ma sono prassi consolidata e servono a provare il verbale.

Come si fa, passo passo

1. Prepara la votazione. Nella scheda Ordine del Giorno, sul punto con «Richiede Votazione», clicca l’icona Aggiungi Votazione. Scrivi l’oggetto, scegli il Tipo di Maggioranza richiesta (le voci, da «Ordinaria amministrazione (art. 1136 c.2-3)» a «Unanimità di tutti i condomini», seguono le righe della tabella sopra) e la Tabella Millesimale: è preselezionata la tabella predefinita, di norma quella di proprietà generale; scegli invece la tabella della parte di edificio interessata quando la delibera riguarda solo quella.

   (apri l'immagine ingrandita)

2. Raccogli i voti. Con l’assemblea «In Corso» i condòmini presenti votano dal loro accesso. Per chi vota in sala clicca Registra Voti e scegli Favorevole, Contrario o Astenuto accanto a ogni presente. Il proprietario di più unità vota una volta, con i millesimi di tutte le sue unità; il delegato vota anche per chi lo ha delegato; chi non ha millesimi nella tabella scelta non vota su quella delibera.

3. Chiudi la votazione. Quando tutti hanno votato clicca Chiudi Votazione e conferma. EasyCondo confronta i favorevoli con le soglie e scrive l’esito, «Approvata» o «Respinta», con il dettaglio di teste e millesimi: ad esempio «Respinta: mancano sia le teste sia i millesimi». Finché non la chiudi, la votazione resta «Non Votata». Se un punto non è stato trattato o è stato rinviato, elimina la sua votazione invece di lasciarla aperta.

   (apri l'immagine ingrandita)

4. Scrivi il verbale. Nella scheda Verbale clicca Modifica e riporta lo svolgimento della seduta: data, ora e luogo, convocazione, presenti e millesimi, presidente e segretario, l’esito di ogni punto, l’ora di chiusura. Il dettaglio dei voti di ciascuno lo aggiunge EasyCondo nel PDF: per questo nel registro va trascritto il PDF completo, perché il verbale deve permettere di identificare favorevoli, contrari e astenuti con le loro quote.

5. Raccogli le sottoscrizioni. Presidente, segretario e condòmini partecipanti cliccano Sottoscrivi Verbale dal proprio accesso, scelgono il ruolo e confermano con Conferma Sottoscrizione. Come presidente e segretario può sottoscrivere solo chi è stato nominato: se il presidente non ha l’accesso all’app, il verbale si firma sul PDF. Quando hanno sottoscritto presidente e segretario compare «Verbale Completo» ed EasyCondo calcola l’impronta SHA-256 del testo.

6. Concludi l’assemblea. Quando tutte le votazioni sono chiuse e il verbale è scritto e sottoscritto, clicca Concludi Assemblea e conferma: se una votazione è ancora aperta o il verbale manca, EasyCondo non conclude e dice cosa sistemare. Lo stato diventa «Conclusa»: il verbale non si modifica più e non si raccolgono altre sottoscrizioni, compare il riquadro «Verbale Certificato» con l’impronta abbreviata («SHA-256 del testo» e, se l’assemblea ha un verbale allegato, «SHA-256 del verbale allegato») e si sbloccano i pulsanti del PDF.

   (apri l'immagine ingrandita)

7. Scarica il PDF. Nella scheda Verbale usa Preview PDF per l’anteprima e Download PDF per salvarlo. Il PDF riporta i dati dell’assemblea e il quorum costitutivo, le cariche, il testo del verbale, i punti all’ordine del giorno con le votazioni e i voti di ciascuno, presenze e deleghe, le sottoscrizioni e le impronte SHA-256 del testo e dell’eventuale verbale allegato. È il documento da firmare, trascrivere nel registro dei verbali e inviare agli assenti: EasyCondo non lo spedisce.

   (apri l'immagine ingrandita)

Come si scrive il verbale dell’assemblea condominiale

La legge non fissa un modello di verbale, ma dal verbale deve risultare che l’assemblea era regolarmente convocata e costituita e come si è formata ogni delibera. In pratica, nel testo:

• Intestazione: condominio, data, ora e luogo della riunione, prima o seconda convocazione.
• Costituzione: elenco dei presenti di persona e per delega, con i millesimi di ciascuno; quorum costitutivo raggiunto.
• Cariche: chi presiede e chi verbalizza.
• Ordine del giorno: i punti nell’ordine dell’avviso di convocazione, con una sintesi della discussione.
• Delibere: per ogni votazione, l’esito e i nomi di favorevoli, contrari e astenuti con i rispettivi millesimi, così che chiunque possa ricontrollare le maggioranze.
• Dichiarazioni: le osservazioni che i condòmini chiedono di mettere a verbale.
• Chiusura: ora di fine della seduta e firme di presidente e segretario.

In EasyCondo il testo libero copre intestazione, discussione e dichiarazioni; presenze, deleghe, millesimi, voti nominativi ed esiti li aggiunge il PDF dai dati registrati. Per questo conviene registrare presenze e voti nell’app anche quando si vota per alzata di mano.

Cosa garantisce l’impronta SHA-256

L’impronta è un codice calcolato sul testo del verbale: se il testo cambiasse anche di una virgola, l’impronta sarebbe diversa. EasyCondo la calcola quando presidente e segretario hanno sottoscritto e la fissa sul testo definitivo quando concludi l’assemblea. Se l’assemblea ha un verbale allegato, alla conclusione registra a parte anche l’impronta di quel file.

• Cosa dimostra: che il testo scritto nella scheda Verbale non è cambiato, confrontandolo con l’impronta stampata nel PDF già consegnato ai condòmini. L’impronta del testo copre solo quel testo, non il dettaglio dei voti del PDF né i documenti caricati nella scheda Documenti. L’impronta del verbale allegato si verifica calcolando lo SHA-256 del file scaricato: se coincide con quella del PDF, il file è quello presente alla conclusione.
• Cosa blocca l’app: a seduta conclusa, EasyCondo non permette più di modificare ordine del giorno, presenze, voti, verbale e documenti. È una regola del programma, non una certificazione di terzi.
• Cosa non fa: non è una firma elettronica qualificata né una marca temporale con data certa, non sostituisce la trascrizione nel registro dei verbali e non rende una delibera inattaccabile, che resta impugnabile nei termini dell’art. 1137. Le sottoscrizioni in EasyCondo registrano la presa visione con data e ora e valgono al più come firma elettronica semplice; per il valore di firma il PDF si sottoscrive a mano o con firma digitale.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 (9 unità, 8 condòmini, 1000 millesimi) l’assemblea ordinaria si tiene in seconda convocazione. Intervengono 6 condòmini per 795 millesimi, compresa la delega dell’interno 6 all’interno 1.

• Approvazione del preventivo 2026 («Ordinaria amministrazione»): in seconda convocazione servono 4 favorevoli su 6 intervenuti e 333,3334 millesimi. Votano a favore 5 condòmini con 645 millesimi, 1 contro con 150: «Approvata: raggiunte entrambe le maggioranze.» Il rendiconto 2025 passa con gli stessi favorevoli e un astenuto.
• Sostituzione del portone d’ingresso («Amministratore, liti, straordinaria rilevante», perché l’assemblea considera la spesa di notevole entità rispetto al valore dell’edificio): servono 4 favorevoli e metà del valore, 500 millesimi, anche in seconda. Votano a favore 2 condòmini con 250 millesimi, contro 3 con 430, 1 si astiene con 115: «Respinta: mancano sia le teste sia i millesimi.»
• Nomina del revisore, in un’assemblea successiva: si sceglie la stessa maggioranza della nomina dell’amministratore, quindi metà del valore anche in seconda convocazione.