Documenti del condominio online: pubblicarli con presa visione

Regolamento, rendiconto approvato, polizza del fabbricato, avviso dei lavori: sono i documenti del condominio che i condòmini chiedono più spesso. Pubblicarli online, in un’area riservata ai condòmini, riduce le richieste via email e, con la conferma di lettura, ti dice chi ha davvero letto un avviso. Questa guida spiega come farlo in EasyCondo.

Cosa dice la norma

Su richiesta dell’assemblea l’amministratore deve attivare un sito internet del condominio da cui gli aventi diritto consultano e scaricano in formato digitale i documenti indicati dalla delibera; le spese sono a carico dei condòmini (art. 71-ter disp. att. c.c.). L’area documenti di un gestionale con accesso per i condòmini può essere uno dei modi per farlo, purché contenga tutti i documenti che la delibera richiede.

Anche senza delibera restano due diritti:

• i condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità possono in ogni tempo prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese (art. 1130-bis c.c.);
• ciascun condomino può chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica del conto corrente condominiale (art. 1129 c.c.).

Pubblicare online i documenti più richiesti non sostituisce questi diritti, ma li rende più semplici da esercitare.

Come si fa, passo passo

1. Apri i documenti. Vai in Vita condominiale → Documenti. Per ogni documento vedi titolo, condominio, categoria, descrizione, data di caricamento e chi l’ha caricato. Puoi cercare per titolo e filtrare per categoria e condominio.

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2. Carica il documento. Clicca Carica Documento. Scegli il File (PDF, Word, Excel o immagini, fino a 10 MB) e il Condominio, scrivi il Titolo e scegli la Categoria. Aggiungi una Descrizione breve, che i condòmini leggono nell’elenco.

   Le categorie di partenza sono Verbali assemblea, Bilanci e rendiconti, Regolamento e tabelle millesimali, Contratti e polizze, Comunicazioni, Fatture e Altro. Con Nuova categoria ne crei altre, con nome e colore.

3. Chiedi la conferma di lettura, se serve. Per avvisi e comunicazioni importanti attiva Richiedi conferma lettura: i condòmini dovranno confermare di aver letto il documento. Poi clicca Carica.

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4. Lascia che i condòmini leggano. I proprietari del condominio ricevono una notifica in app («Nuovo documento» oppure «Documento da confermare») e, se non l’hanno disattivata nel profilo, un’email. Nella loro pagina Documenti aprono il file con Anteprima o Scarica e, se richiesto, cliccano Conferma lettura: il documento passa da «Da confermare» a «Confermato».

5. Controlla chi ha confermato. Sui documenti con conferma compare un contatore, ad esempio «2/6»: confermati su attesi. Cliccalo per aprire «Conferme di lettura»: la scheda Confermate elenca nome, email, data e ora di ogni conferma; la scheda In attesa chi non ha ancora confermato.

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6. Registra le conferme di chi non usa l’app. Nella scheda In attesa, clicca l’icona accanto al nome del condomino («Conferma per conto del condomino») e conferma, ad esempio dopo una consegna a mano con ricevuta firmata o una presa visione in assemblea. La conferma entra nel conteggio e resta nel registro attività con il tuo nome.

7. Tieni in ordine l’archivio. Dalla finestra di caricamento puoi spostare i documenti di una categoria in un’altra ed eliminare le categorie che non usi: una categoria si elimina solo quando è vuota, e «Altro» resta sempre.

   Per togliere un documento clicca Elimina e conferma: il file viene rimosso definitivamente, insieme alle sue conferme di lettura, e non è più scaricabile dai condòmini.

Cosa vede il condomino e cosa no

Il condomino con accesso trova la voce Documenti nel suo menu e vede i documenti dei condomini in cui ha un’unità, con le stesse categorie e i filtri. Non può caricare né eliminare documenti. Gli inquilini non hanno la voce Documenti: le comunicazioni che li riguardano, come gli orari dei lavori, vanno date anche per altra via.

Il contatore delle conferme considera solo chi può accedere all’app, più le persone per cui hai confermato tu.

Cosa l’app non fa:

• non manda email a chi ha disattivato le email dei documenti nel profilo o non ha un’email registrata;
• non invia solleciti a chi non ha confermato;
• non firma i documenti: quelli da firmare, come il verbale, vanno firmati a mano o digitalmente prima di caricarli.

Quali documenti del condominio pubblicare online

Non serve pubblicare tutto l’archivio: conviene partire da ciò che i condòmini chiedono più spesso, una categoria per tipo.

Il rendiconto approvato, con la situazione delle singole unità, riguarda la gestione comune. Secondo le indicazioni del Garante privacy può essere messo a disposizione dei condòmini in un’area ad accesso riservato come questa, che non è aperta a estranei né agli inquilini. I dati sulle morosità, invece, non vanno esposti in bacheca o in spazi accessibili a terzi.

Esempio pratico

Nel Condominio Via dei Tigli 12 l’amministratrice Giulia Esempio ha pubblicato regolamento, rendiconto consuntivo 2025 e polizza globale fabbricati 2026, senza conferma di lettura: sono documenti da consultare.

Per l’avviso «lavori ai frontalini dei balconi» ha invece attivato Richiedi conferma lettura: dopo un giorno hanno confermato Mario Bianchi e Luca Ferrari. A chi non usa l’app consegna l’avviso a mano, si fa firmare una ricevuta e registra la conferma per suo conto.

Oggi carica «Avviso: pulizia straordinaria delle cantine» nella categoria Comunicazioni, con la descrizione «Sabato 24 ottobre: liberare i corridoi delle cantine entro le 8.» e la conferma di lettura attiva. Due giorni prima della data apre il contatore e telefona a chi è ancora in attesa.