Una luce delle scale spenta, un’infiltrazione dal terrazzo, l’ascensore fermo: le segnalazioni di guasti in condominio arrivano all’amministratore di continuo, per telefono, WhatsApp o di persona, e si perdono facilmente. Con EasyCondo arrivano in un solo elenco, con foto e priorità, e ognuna ha un fornitore assegnato e uno stato che anche il condomino vede.
Cosa dice la norma
L’amministratore deve compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio (art. 1130, n. 4, c.c.). Intervenire su un guasto che danneggia le parti comuni rientra quindi, di regola, nei suoi compiti, come la manutenzione ordinaria (art. 1130, n. 3).
I lavori di manutenzione straordinaria spettano invece all’assemblea. L’amministratore può ordinarli di sua iniziativa solo se rivestono carattere urgente, e in quel caso deve riferirne nella prima assemblea (art. 1135, secondo comma, c.c.). Se l’urgenza ci sia davvero lo valuta l’amministratore, sotto la propria responsabilità.
Per questo conviene che ogni guasto passi dall’amministratore, con una traccia scritta di quando è stato segnalato.
Come si fa, passo passo
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Fai aprire la segnalazione al condomino. Entrato nell’app, il condomino apre Segnalazioni e tocca Nuova segnalazione. Sceglie il Condominio, scrive Titolo e Descrizione e, se vuole, allega una foto (fino a 10 MB) o un video (fino a 50 MB). Indica la Priorità (Bassa, Media, Alta o Urgente) e tocca Invia segnalazione. Lo stesso può fare l’inquilino registrato sull’unità.
Passo 1: la segnalazione da smartphone -
Controlla l’elenco. Vai in Vita condominiale → Segnalazioni. Per ogni segnalazione vedi numero, priorità, titolo, condominio, data, chi l’ha fatta e lo stato. Usa la ricerca, il filtro Tutti gli stati e il filtro del condominio per trovare quelle da gestire. Quando arriva una nuova segnalazione ricevi una notifica nella campanella e, se non l’hai disattivata nel profilo, un’email. La ricevono gli amministratori che gestiscono quel condominio: il titolare dello studio e chi vi è assegnato (o non ha assegnazioni), non i collaboratori assegnati solo ad altri condomini.
Passo 2: tutte le segnalazioni in un elenco -
Registra le segnalazioni arrivate per telefono. Clicca Nuova segnalazione e compila gli stessi campi del condomino. In più puoi scegliere subito il fornitore in Assegna a (opzionale): la segnalazione nasce già «In Lavorazione». Scrivi nella descrizione chi ha chiamato e quando.
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Leggi il dettaglio. Clicca sulla segnalazione per aprirla: trovi la Descrizione, la foto o il video allegati e, se c’è, il fornitore in Assegnato a.
Passo 4: descrizione e fornitore assegnato -
Assegna il fornitore. Clicca Modifica. Nella finestra «Modifica segnalazione» scegli il fornitore in Assegna a Fornitore, regola la Priorità se serve e clicca Salva Modifiche. Se la segnalazione era «Aperto», passa da sola a «In Lavorazione». I fornitori sono quelli inseriti in Anagrafica → Fornitori.
Passo 5: stato, priorità e fornitore -
Contatta il fornitore. Clicca sul nome del fornitore in Assegnato a: la scheda «Dettagli Fornitore» mostra specializzazione, referente, telefono ed email. EasyCondo non manda nulla al fornitore: la chiamata o l’email partono da te.
Dopo la telefonata conferma l’incarico per iscritto (email o PEC), citando il numero della segnalazione e il luogo del guasto. È la traccia che serve se l’intervento si rivela straordinario o se nasce una contestazione.
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Chiudi la segnalazione. A lavoro finito clicca Modifica, scegli lo stato Chiuso e clicca Salva Modifiche. Nel dettaglio compare «Chiuso il» con la data, e chi ha segnalato riceve una notifica in app e, se non l’ha disattivata, un’email. Se il guasto si ripresenta, riporta la segnalazione su «Aperto» o «In Lavorazione».
Cosa l’app fa e cosa no
L’app fa:
- raccoglie le segnalazioni di condòmini e inquilini, con foto o video;
- le ordina per stato e priorità;
- tiene traccia di chi ha segnalato, del fornitore assegnato e della data di chiusura;
- avvisa con una notifica in app, e per email secondo le preferenze del profilo, gli amministratori del condominio (nuova segnalazione) e chi ha segnalato (cambio di stato).
L’app invece:
- non invia email né messaggi al fornitore;
- non ha uno spazio di commenti sulla segnalazione;
- non permette di modificare titolo e descrizione dopo l’invio: con Modifica cambi solo stato, priorità e fornitore;
- non collega la segnalazione alla fattura della riparazione, che va registrata come spesa.
Chi vede le segnalazioni di guasto
Il proprietario vede tutte le segnalazioni del suo condominio, con il nome di chi le ha fatte, la descrizione e la foto. È utile: chi trova la luce delle scale spenta vede che è già stata segnalata e non apre un doppione. L’inquilino vede solo le segnalazioni che ha aperto lui. Se arriva comunque un doppione, chiudilo e tieni aperta la prima segnalazione.
Come scegliere la priorità
La priorità la indica chi segnala, e l’amministratore la corregge con Modifica. Un criterio condiviso con i condòmini evita che tutto diventi «Urgente»:
| Priorità | Quando | Esempi |
|---|---|---|
| Urgente | rischio per persone o danni in corso | ascensore fermo, perdita che allaga, calcinacci, portone che non si chiude |
| Alta | danno che peggiora se si aspetta | infiltrazione dal terrazzo, citofono guasto per una scala |
| Media | disagio senza danni | luce delle scale spenta, cancello lento |
| Bassa | estetica o piccola manutenzione | intonaco scrostato, targhetta della cassetta postale |
La priorità «Urgente» è un’indicazione operativa: da sola non rende «urgente» una spesa ai fini degli artt. 1134 e 1135 c.c.: l’urgenza dipende dalle circostanze concrete.
Dalla segnalazione alla spesa
La segnalazione chiude il lato operativo; il lato contabile segue la strada di sempre.
- Manutenzione ordinaria: la fattura del fornitore si registra come spesa sulla voce corretta e si ripartisce con la tabella millesimale giusta (scale, ascensore, proprietà generale).
- Lavoro straordinario ordinato per urgenza: oltre a registrare la spesa, l’amministratore deve riferirne alla prima assemblea (art. 1135 c.c.).
La descrizione della segnalazione non si può modificare dopo l’invio. Annota cosa è stato fatto e perché era urgente nella Descrizione della spesa, citando il numero della segnalazione, e conserva la conferma d’incarico al fornitore e le foto. Con la data di apertura e quella di chiusura della segnalazione hai gli elementi per riferire all’assemblea.
Esempio pratico
Nel Condominio Via dei Tigli 12 ci sono tre segnalazioni:
- N. 94, luce scale secondo piano non funzionante: priorità Media, stato Aperto. L’ha aperta Luca Ferrari dall’app.
- N. 95, infiltrazione dal terrazzo attico: priorità Alta, stato In Lavorazione. L’ha aperta l’amministratrice dopo una telefonata.
- N. 96, ascensore fermo al piano terra: priorità Urgente, stato Chiuso. L’ha aperta l’amministratrice.
Per l’infiltrazione l’amministratrice Giulia Esempio ha assegnato il geometra Paolo Neri per un sopralluogo e lo ha chiamato dal numero della sua scheda.
Per la luce delle scale Giulia assegna l’elettricista: la segnalazione 94 passa a «In Lavorazione» e Luca Ferrari riceve la notifica. Quando l’elettricista conferma la riparazione, Giulia chiude la segnalazione e registra la fattura in Contabilità → Rate e spese, sulla voce di spesa dell’illuminazione delle parti comuni.
Errori frequenti
- Assegnare il fornitore e aspettare. EasyCondo non avvisa il fornitore: dopo l'assegnazione chiamalo o scrivigli, usando telefono ed email della scheda «Dettagli Fornitore».
- Lasciare aperte le segnalazioni risolte. Chi ha segnalato vede lo stato: se il guasto è riparato e la segnalazione resta «In Lavorazione», arriveranno nuove telefonate. Chiudila subito: la data di chiusura resta registrata.
- Contare sulle email. Le notifiche di nuova segnalazione e di cambio stato compaiono nella campanella dell'app e arrivano per email solo a chi non ha disattivato «Segnalazioni» fra le notifiche email del profilo: controlla comunque la campanella ogni giorno.
- Non registrare le segnalazioni telefoniche. Se un condomino chiama, apri tu la segnalazione con «Nuova segnalazione»: resta traccia di cosa è stato segnalato e quando.
Domande frequenti
Come si segnala un guasto all'amministratore di condominio?
In EasyCondo la segnalazione la aprono i condòmini con accesso all'app, gli inquilini registrati sull'unità e l'amministratore stesso, per esempio dopo una telefonata. Il condomino sceglie il condominio, scrive titolo e descrizione, può allegare una foto (fino a 10 MB) o un video (fino a 50 MB) e indica la priorità.
Il fornitore riceve la segnalazione?
No. Il fornitore è un'anagrafica dello studio e non ha accesso all'app: l'assegnazione serve all'amministratore per sapere chi se ne occupa. Il fornitore va contattato a parte, per telefono, email o PEC.
Il condomino sa a che punto è la sua segnalazione?
Sì. Vede lo stato (Aperto, In Lavorazione, Chiuso) e il fornitore assegnato, e riceve una notifica in app, e un'email se non l'ha disattivata nel profilo, quando lo stato cambia. Il proprietario vede anche le altre segnalazioni del suo condominio; l'inquilino vede solo quelle che ha aperto lui.
Il condomino può modificare o cancellare la segnalazione?
No: dopo l'invio solo l'amministratore modifica stato, priorità e fornitore. Per aggiungere informazioni il condomino contatta l'amministratore; una nuova segnalazione serve solo se il guasto è diverso o si ripresenta.
Chi paga la riparazione di un guasto alle parti comuni?
Di regola tutti i condòmini, in proporzione ai millesimi, salvo diversa convenzione (art. 1123 c.c.). In EasyCondo la segnalazione non è collegata alla contabilità: la fattura del fornitore si registra come spesa in Contabilità → Rate e spese e si ripartisce con le tabelle millesimali.
Se il guasto è urgente e l'amministratore non risponde?
Il condomino che anticipa spese per le parti comuni senza autorizzazione ha diritto al rimborso solo se la spesa era urgente (art. 1134 c.c.), cioè non rinviabile senza danno quando non c'era modo di avvisare in tempo l'amministratore; l'urgenza va dimostrata da chi chiede il rimborso. Meglio segnalare con priorità «Urgente» e telefonare subito all'amministratore.
Strumenti e norme collegati
Il codice civile, articolo per articolo
- Art. 1130 c.c.: Attribuzioni dell'amministratore
- Art. 1135 c.c.: Attribuzioni dell'assemblea
- Art. 1134 c.c.: Spese fatte da un singolo condòmino
- Art. 1123 c.c.: Ripartizione delle spese