Il preventivo è il documento che decide quanto paga ogni condòmino durante l’anno: se è fatto male, si passa l’anno a rincorrere conguagli. Questa guida spiega come preparare il preventivo spese condominiali in EasyCondo, portarlo in assemblea e trasformarlo in un piano rate.
Cosa dice la norma
L’assemblea approva il preventivo delle spese occorrenti durante l’anno e la relativa ripartizione tra i condòmini (art. 1135, n. 2, c.c.). L’amministratore esegue le delibere e riscuote i contributi (art. 1130 c.c.).
In base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, come quello del preventivo, l’amministratore può chiedere contro chi non paga un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo, senza bisogno di un’autorizzazione dell’assemblea (art. 63 disp. att. c.c.). Per le opere di manutenzione straordinaria e le innovazioni l’assemblea deve costituire anche un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori; se il contratto prevede pagamenti graduali secondo lo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti (art. 1135, n. 4, c.c.). È un tema a parte, che qui non trattiamo.
Come si fa, passo passo
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Apri il preventivo dell’esercizio. Vai in Contabilità → Esercizi e preventivi, sulla card dell’esercizio aperto clicca Azioni → Preventivo. Si apre il «Bilancio Preventivo» con le voci raggruppate per capitolo e il totale in alto.
Passo 1: il preventivo per capitolo -
Controlla le voci di spesa. Ogni voce del preventivo appartiene a un capitolo (in Contabilità → Voci di spesa), e il capitolo porta la sua tabella millesimale: pulizia scale con la tabella scale, ascensore con la tabella ascensore (vedi come collegare le tabelle millesimali alle voci). Verifica il collegamento prima di procedere, perché le rate seguiranno quella tabella.
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Aggiungi le voci. Clicca Aggiungi Voce: scegli Capitolo, scrivi Descrizione e Importo (€), aggiungi una nota se serve e conferma con +. Per partire dall’anno scorso usa Importa da… e aggiorna gli importi.
Passo 3: una voce del preventivo -
Prepara il PDF per l’assemblea. Con Anteprima PDF o Scarica PDF ottieni il bilancio preventivo: voci per capitolo, subtotali e totale complessivo. Allegalo alla convocazione dell’assemblea insieme a un prospetto delle quote per unità, che il PDF non contiene (vedi più sotto «Riparto per unità prima delle rate»).
Passo 4: il PDF da allegare alla convocazione -
Fai approvare il preventivo. In assemblea si approvano spese e ripartizione, di solito nella seduta del rendiconto dell’anno prima. EasyCondo non segna il preventivo come approvato: se l’assemblea cambia un importo, correggi la voce con Modifica dal suo menu. Per questo conviene generare le rate solo dopo il voto.
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Imposta frequenza e prima scadenza. Nel preventivo clicca Genera tutte le rate: il pulsante compare solo nell’esercizio aperto e se almeno una voce non ha ancora rate. Scegli Frequenza Rate (la finestra propone Bimestrale) e controlla Prima Scadenza: la data proposta è la fine del trimestre in corso, sempre dentro l’esercizio, quindi a ottobre propone il 31 dicembre; per un esercizio non ancora iniziato, la fine del suo primo trimestre. Se ci sono debiti o crediti riportati dall’anno prima, compare anche la casella «Includi debiti/crediti anni precedenti»: il debito entra tutto nelle rate della prima voce, il credito scala le voci finché non è finito.
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Controlla l’anteprima e genera. L’anteprima mostra le voci da elaborare, le rate per voce e la ripartizione «Per millesimi (da capitolo)». Conferma con Genera Rate: vengono elaborate solo le voci senza rate, e l’esito elenca le eventuali voci saltate con il motivo.
Passi 6 e 7: frequenza, prima scadenza e anteprima -
Per una voce particolare, usa il configuratore. Dal menu della voce, Genera Rate (presente solo finché la voce non ha rate) apre «Genera Rate da Preventivo»: oltre a titolo, importo, frequenza e scadenza scegli il metodo (Uguale per unità, Diviso, Millesimi, Multi-Tab per più tabelle in percentuale). Con Millesimi, se non scegli una tabella in Tabella Millesimale, vale quella del capitolo della voce. Le rate vanno nell’esercizio del preventivo.
Passo 8: il configuratore della singola voce -
Controlla e comunica il piano rate. Il badge «N rate» di ogni voce conta le rate di tutte le unità: 9 unità per 4 scadenze fanno «36 rate». Piano Rate PDF, visibile quando almeno una voce ha rate, apre l’anteprima con le quote di ogni unità per capitolo: è il documento da mandare ai condòmini, perché EasyCondo non invia email quando generi le rate.
Dal preventivo alle rate: come EasyCondo le calcola
- Ripartizione. Ogni voce si divide tra le unità con la tabella del suo capitolo; se il capitolo non ne ha, con la tabella di proprietà generale. I centesimi che avanzano vanno alle unità con il resto più alto.
- Importo di ogni rata. L’importo annuo di ogni unità si divide per il numero di rate e l’ultima rata assorbe l’arrotondamento, così il totale torna al centesimo. Passi, scadenze e piano rate sono nella guida su come generare e inviare le rate.
- Crediti. Se le unità hanno crediti disponibili, prima di creare le rate compare «Applicare i crediti disponibili?»: con Crea e applica i crediti riducono le nuove rate.
- Riparto per unità prima delle rate. Il PDF del bilancio preventivo non contiene le quote per unità e il Piano Rate PDF esiste solo dopo la generazione. Per mostrare in anticipo una quota, puoi usare lo strumento di calcolo delle rate condominiali dal preventivo.
Cosa chiedono i condòmini sul preventivo
Le domande sul preventivo sono quasi sempre tre, e conviene arrivare con le risposte pronte.
- «Quanto pago io?» Il totale del condominio interessa poco: ognuno vuole la sua quota annua e l’importo della singola rata. Porta il prospetto per unità e, per un conto veloce sul singolo appartamento, lo strumento di calcolo della quota condominiale.
- «Perché costa più dell’anno scorso?» Prepara il confronto voce per voce con il consuntivo dell’anno prima (Azioni → Consuntivo sulla card dell’esercizio chiuso). Un preventivo copiato con «Importa da…» e non aggiornato, ad esempio senza l’aumento del contratto di pulizia o dell’energia, porta quasi sempre a un conguaglio a debito l’anno dopo.
- «Quando scadono le rate?» Fai deliberare frequenza e date insieme al preventivo: sono le stesse che inserirai in Frequenza Rate e Prima Scadenza.
Esempio pratico
Il preventivo 2026 del Condominio Via dei Tigli 12 vale 27.295,00 €: ascensore 3.193,00 €, pulizia scale 5.047,00 €, illuminazione 1.751,00 €, amministrazione e assicurazione 4.944,00 €, riscaldamento 12.360,00 €.
- Rate trimestrali. Con «Genera tutte le rate» e frequenza trimestrale ogni voce diventa 4 rate per unità. Le voci su tabelle di tutto il condominio danno rate a tutte e 9 le unità (36 rate); quelle su ascensore, scale e riscaldamento escludono il box B1 (32 rate).
- Quota di un appartamento. L’interno 1 ha 140 millesimi nella Tabella A: per la voce amministrazione e assicurazione, ripartita su quella tabella, paga 692,16 € l’anno, cioè 4 rate da 173,04 €, prima di eventuali conguagli dell’anno precedente.
- Voce aggiunta dopo. Nel Condominio Parco delle Querce si aggiunge la polizza globale fabbricati da 2.400,00 € nel capitolo Assicurazione: «Genera tutte le rate» elabora solo quella voce, perché le altre hanno già le loro rate. Con frequenza trimestrale diventa 4 rate per unità.
Errori frequenti
- Cercare «Genera Rate» su una voce che ha già rate. Il comando della singola voce compare solo finché la voce non ha rate, e l'app rifiuta una seconda emissione; anche «Genera tutte le rate» salta le voci che ne hanno già. Se le rate di una voce sono sbagliate, sistemale da Rate e spese invece di emetterne altre.
- Scegliere nel «Genera Rate» della singola voce una tabella diversa da quella del capitolo senza accorgersene. Con il metodo Millesimi, se lasci vuota Tabella Millesimale la voce usa la tabella del suo capitolo, come «Genera tutte le rate»; una tabella scelta a mano prevale. Controlla le quote nel Piano Rate PDF prima di comunicarle.
- Correggere una voce e aspettarsi rate nuove. Modificare l'importo di una voce non ricalcola le rate già emesse: se l'assemblea cambia il preventivo, sistema le rate della voce prima di comunicarle.
- Fissare la prima scadenza nel passato. EasyCondo avvisa che i condòmini risulterebbero subito morosi, con interessi dalla scadenza: usa «Accorpa le scadenze passate nella prima rata utile» o sposta la data.
- Dimenticare il conguaglio dell'anno prima. Il preventivo copre le spese previste; debiti e crediti dell'esercizio precedente entrano nelle rate solo se spunti «Includi debiti/crediti anni precedenti» (in «Genera tutte le rate», in «Genera Rate da Preventivo» o in Nuova rata), oppure si mettono in rata a parte, dopo l'approvazione del rendiconto.
Domande frequenti
Chi approva il preventivo condominiale?
L'assemblea, che approva il preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e la relativa ripartizione tra i condòmini (art. 1135, n. 2, c.c.). EasyCondo non registra l'approvazione: il preventivo resta modificabile finché l'esercizio è aperto.
Con quale maggioranza si approva il preventivo?
Con la maggioranza ordinaria dell'art. 1136 c.c.: in prima convocazione la maggioranza degli intervenuti con almeno metà del valore dell'edificio, in seconda la maggioranza degli intervenuti con almeno un terzo del valore. Sono soglie di legge che il regolamento non può abbassare (art. 1138 c.c.).
Quante rate condominiali si fanno in un anno?
Lo decide l'assemblea o il regolamento. In EasyCondo scegli tra mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale e annuale; le rate trimestrali sono tra le scelte più diffuse.
Le rate vengono comunicate ai condòmini?
EasyCondo non invia email quando generi le rate. I condòmini con accesso le vedono nella loro pagina Pagamenti; agli altri le comunichi tu, ad esempio con il Piano Rate PDF.
Posso copiare il preventivo dell'anno scorso?
Sì, con «Importa da...» nella finestra del preventivo copi le voci da un altro esercizio e poi aggiorni gli importi. Le voci copiate si aggiungono a quelle già presenti: usalo su un preventivo vuoto per non avere doppioni.
Cosa succede se a fine anno le spese reali sono diverse dal preventivo?
Le rate sono acconti. Con il rendiconto consuntivo si calcola il conguaglio di ogni unità; approvato il rendiconto dall'assemblea, passa all'esercizio successivo come debito o credito.
Strumenti e norme collegati
Il codice civile, articolo per articolo
- Art. 1135 c.c.: Attribuzioni dell'assemblea
- Art. 1130 c.c.: Attribuzioni dell'amministratore
- Art. 63 disp. att. c.c.: Riscossione dei contributi e condòmini morosi