Gestire più condomini e collaboratori nello studio

Quando lo studio cresce, l’amministratore non lavora più da solo: c’è chi registra i pagamenti, chi segue le assemblee, un collega che si occupa dei condomini di un’altra zona. Un gestionale condominiale con più amministratori serve a dare a ciascuno il proprio accesso e solo i condomini che deve seguire, senza condividere le password.

Cosa dice la norma

L’incarico di amministratore si fonda sulla fiducia dell’assemblea che lo nomina, ma può essere affidato anche a una società. In questo caso i requisiti di onorabilità e formazione valgono per i soci illimitatamente responsabili, per gli amministratori e per i dipendenti incaricati di svolgere le funzioni di amministrazione dei condomini (art. 71-bis disp. att. c.c.).

Verso il condominio risponde l’amministratore nominato: deve, tra l’altro, rendere conto della gestione e far transitare le somme sul conto corrente del condominio (art. 1129 c.c.). Può farsi aiutare da collaboratori. Se però si fa sostituire da un collega nella gestione di un condominio senza esserne autorizzato, risponde del suo operato (art. 1717 c.c.). Se un collega deve amministrare un condominio in proprio, serve una nomina dell’assemblea. Per questo conviene che ogni collaboratore abbia un accesso personale e veda solo i condomini che segue: così è sempre chiaro chi ha fatto cosa, e i dati personali dei condòmini restano accessibili solo a chi ne ha bisogno.

Come si fa, passo passo

1. Controlla i dati dello studio. Clicca sul tuo nome in basso a sinistra (da telefono, apri prima il menu laterale) e scegli Il mio studio. Nella scheda Informazioni compila nome dello studio, email, telefono, indirizzo con CAP e provincia (campo «Prov.», la sigla di due lettere), codice fiscale e partita IVA, poi clicca Salva Modifiche. L’indirizzo dello studio, provincia compresa, è anche il mittente delle raccomandate preparate con l’app (solleciti e convocazioni per posta). Solo il proprietario può modificarli; i collaboratori li vedono senza poterli cambiare.

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2. Apri la scheda Team. La scheda Team elenca i membri, con il proprietario contrassegnato come «Proprietario» e, per ogni collaboratore, il numero di condomini assegnati oppure «Tutti i condomini (nessuna restrizione)». Sotto, in «Inviti non ancora accettati», ci sono gli inviti con la data di scadenza, compresi quelli già scaduti.

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3. Invita il collaboratore. Clicca Invita Amministratore, scrivi l’Email del collega e, se vuoi, un Messaggio (opzionale), poi clicca Invia Invito. EasyCondo manda l’email con il link; l’invito scade dopo 7 giorni se non viene accettato.

   

4. Fai accettare l’invito. Il collega apre il link:

   • se ha già un account con quella email, clicca Accedi con il tuo account e poi Accetta Invito;
   • altrimenti clicca Crea account e si registra con la stessa email: entra direttamente nel team, senza creare uno studio suo.

   Se l’email non arriva, controlla l’indirizzo e usa l’icona Reinvia invito, che genera un nuovo link; per ritirarlo, Annulla invito.

5. Assegna i condomini. Accanto al nome del collaboratore clicca l’icona Gestisci assegnazioni condomini, seleziona i condomini che deve seguire e clicca Salva Assegnazioni. Se non ne selezioni nessuno, il collaboratore vede tutti i condomini dello studio.

   Ripeti l’operazione ogni volta che lo studio acquisisce un condominio nuovo: in automatico viene assegnato solo al collaboratore che lo crea, se lavora su condomini assegnati.

6. Controlla il lavoro. Dal menu utente → Registro attività (vedi la guida al registro attività) filtra per condominio e periodo e scrivi nel campo Cerca l’email del collaboratore: ogni riga indica chi ha creato, modificato o eliminato un dato o registrato un pagamento. Il bottone Statistiche mostra gli utenti più attivi degli ultimi 30 giorni.

7. Rimuovi chi lascia lo studio. Nella scheda Team clicca Rimuovi dal team accanto al nome e conferma con Rimuovi: la persona perde l’accesso ai condomini dello studio e le sue assegnazioni vengono cancellate.

   I dati che ha inserito restano, e il registro attività conserva il suo nome sulle operazioni fatte. Il proprietario non si può rimuovere.

Gestionale condominio con più amministratori: chi può fare cosa

Collaboratori e dati personali dei condòmini

Nella pratica di studio conviene:

• consegnare a ogni collaboratore un’autorizzazione al trattamento, meglio per iscritto, con le istruzioni essenziali (cosa può fare, cosa non deve comunicare, come conservare documenti e password);
• se il collaboratore è un professionista esterno e non lavora sotto la tua autorità, valutare se inquadrarlo come sub-responsabile: servono l’autorizzazione del titolare e un accordo scritto (art. 28 GDPR);
• informare i collaboratori che le loro operazioni nel gestionale sono registrate nel registro attività, con indirizzo IP e browser quando disponibili;
• dare accesso solo ai condomini che segue, con le assegnazioni, invece di lasciare «Tutti i condomini»;
• togliere l’accesso lo stesso giorno in cui il rapporto finisce, e verificare nel registro attività le sue ultime operazioni.

I dati inseriti nella pagina Il mio studio servono anche ai condòmini: all’accettazione della nomina l’amministratore deve comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale o, se è una società, sede legale e denominazione, il locale dove si trovano i registri e i giorni e le ore in cui si possono consultare (art. 1129 c.c.).

Prezzo e accesso

Il prezzo dipende dalle unità immobiliari gestite dallo studio, non dal numero di persone: aggiungere un collaboratore non cambia il piano. EasyCondo funziona nel browser, quindi il collega lavora da ufficio, da casa o dal telefono senza installare nulla: trovi il confronto con i programmi da installare in gestionale condominio in cloud.

Esempio pratico

Lo Studio Esempio Amministrazioni di Giulia Esempio gestisce il Condominio Via dei Tigli 12 a Milano, la Residenza Le Magnolie a Monza e il Condominio Parco delle Querce a Bergamo. Giulia invita il collega Marco per seguire i condomini fuori Milano: da Invita Amministratore scrive la sua email e un breve messaggio. Marco accetta entro la settimana.

Giulia apre Gestisci assegnazioni condomini e seleziona Parco delle Querce e Le Magnolie. Da quel momento Marco vede solo quei due condomini, mentre Via dei Tigli 12 resta di Giulia.

A fine mese Giulia apre il Registro attività, sceglie Parco delle Querce, la categoria Contabilità e la sotto-categoria Pagamenti, scrive l’email di Marco in Cerca e confronta i pagamenti registrati con l’estratto del conto corrente condominiale. Se Marco lascia lo studio, lo stesso giorno Giulia lo rimuove dal team: Marco perde subito l’accesso a Parco delle Querce e Le Magnolie.